مساعد الموارد البشرية

الأدوار والمسؤوليات

يقدم مساعد الموارد البشرية الدعم الإداري لقسم الموارد البشرية، ويساعد في مجموعة واسعة من أنشطة الموارد البشرية، بما في ذلك التوظيف وإدارة سجلات الموظفين وإدارة المزايا وتنسيق التدريب والامتثال لقوانين العمل. يعد هذا الدور أمرًا بالغ الأهمية لضمان عمل قسم الموارد البشرية بسلاسة وكفاءة، وغالبًا ما يعمل كنقطة اتصال أولى للاستفسارات والمهام المتعلقة بالموارد البشرية.

المهارات الأساسية لمساعد الموارد البشرية:
1. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي والكتابي: يجب أن يتواصل مساعدو الموارد البشرية بوضوح وفعالية، سواء شخصيًا أو من خلال أشكال مختلفة من الاتصال (رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والتقارير). يتضمن هذا التفاعل مع الموظفين والإدارة والمرشحين أو الوكالات الخارجية.

السرية: يتطلب التعامل مع معلومات الموظفين الحساسة التقدير والقدرة على الحفاظ على السرية. يجب أن يكون مساعدو الموارد البشرية قادرين على إدارة البيانات الشخصية والسرية بشكل مسؤول.
2. المهارات التنظيمية
حفظ السجلات: مساعدو الموارد البشرية مسؤولون عن الحفاظ على سجلات الموظفين الدقيقة والمحدثة، سواء المادية أو الرقمية، مثل المعلومات الشخصية والمزايا والعقود ومراجعات الأداء.
الجدولة: غالبًا ما ينسق مساعدو الموارد البشرية المقابلات والاجتماعات وجلسات التدريب وغيرها من الأحداث المتعلقة بالموارد البشرية. هناك حاجة إلى مهارات تنظيمية قوية للحفاظ على هذه الأنشطة على المسار الصحيح وإدارة الأولويات المتضاربة.
3. الاهتمام بالتفاصيل
الدقة: يجب على مساعدي الموارد البشرية التأكد من إدخال جميع بيانات الموظفين والوثائق وصيانتها بدقة. يتضمن هذا إعداد العقود ومعالجة معلومات الرواتب وإدارة مزايا الموظفين.
الالتزام بالسياسة: من المهم التأكد من أن جميع المهام المتعلقة بالموارد البشرية تتوافق مع سياسات الشركة وقوانين العمل. يجب أن يكون مساعد الموارد البشرية دقيقًا عند مراجعة المستندات أو معالجة الأوراق.
4. كفاءة برامج الموارد البشرية
HRIS (أنظمة معلومات الموارد البشرية): الإلمام ببرامج الموارد البشرية (مثل SAP SuccessFactors أو Workday أو ADP) لإدارة سجلات الموظفين وكشوف المرتبات والمزايا وتتبع الحضور.

أنظمة تتبع المتقدمين (ATS): فهم كيفية استخدام برنامج ATS لإدارة طلبات العمل وجدولة المقابلات وتتبع المرشحين خلال عملية التوظيف.
5. مهارات حل المشكلات
حل المشكلات: يجب أن يكون مساعدو الموارد البشرية قادرين على تحديد المشكلات المتعلقة بالموارد البشرية وحلها بكفاءة، سواء كانت تتعلق بإدارة المزايا أو استفسارات الموظفين أو الأمور العامة للمكتب.
تعدد المهام: غالبًا ما يكون مطلوبًا التعامل مع مهام متعددة في وقت واحد، مثل جدولة المقابلات وتحديث سجلات الموظفين والتعامل مع استفسارات الموظفين.
6. إدارة الوقت
تحديد الأولويات: غالبًا ما يتولى مساعدو الموارد البشرية مسؤوليات متعددة. تعد مهارات إدارة الوقت الفعّالة ضرورية لضمان الالتزام بالمواعيد النهائية، وخاصة في التوظيف أو التوجيه أو أثناء فترات التسجيل المفتوح للمزايا.
الكفاءة: إكمال المهام مثل تحديث سجلات الموظفين أو المساعدة في الرواتب أو معالجة طلبات الإجازات بكفاءة مع الحفاظ على الدقة.
7. المعرفة الأساسية بقوانين العمل وممارسات الموارد البشرية
الامتثال: فهم قوانين العمل الأساسية وسياسات الشركة فيما يتعلق بالتوظيف وحقوق الموظفين ولوائح الصحة والسلامة وغيرها من الأمور المتعلقة بالموارد البشرية.
الأخلاق والعدالة: يلعب مساعدو الموارد البشرية دورًا في ضمان أن تكون جميع ممارسات الموارد البشرية أخلاقية وعادلة، وقد يشاركون في منع التمييز أو المضايقة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المسؤوليات الرئيسية:

المساعدة في عمليات الموارد البشرية اليومية والمهام الإدارية.

دعم عملية التوظيف من خلال نشر الوظائف الشاغرة، وفحص السير الذاتية، وجدولة المقابلات، والتنسيق مع المرشحين.

المساعدة في دمج الموظفين الجدد، بما في ذلك إعداد الوثائق وتنسيق جلسات التوجيه.

الحفاظ على سجلات الموظفين، سواء المادية أو الرقمية، وضمان دقة البيانات وسريتها.

الرد على استفسارات الموظفين بشأن سياسات الموارد البشرية والإجراءات والمزايا.

المساعدة في تنظيم أنشطة وفعاليات إشراك الموظفين.

الدعم في صياغة المراسلات المتعلقة بالموارد البشرية، مثل خطابات العرض وعقود العمل والإشعارات.

ضمان الامتثال لقوانين العمل وسياسات الشركة.

أداء مهام أخرى يكلفه بها مدير الموارد البشرية.

المتطلبات:
درجة البكالوريوس في الموارد البشرية أو إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة (يفضل ولكن ليس إلزاميًا).

الخبرة السابقة في الإمارات العربية المتحدة في دور الموارد البشرية أو الإدارة هي ميزة إضافية.

يفضل إتقان استخدام برامج MS Office (Word وExcel وPowerPoint) وبرامج إدارة الموارد البشرية (مثل HRIS).

مهارات تنظيمية وتعدد مهام قوية.

مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي.

مستوى عالٍ من التقدير والسرية.

الاهتمام بالتفاصيل والموقف الاستباقي.

المزايا:

راتب تنافسي.

مزايا الصحة والعافية.

فرص للتطوير المهني والنمو الوظيفي.

بيئة عمل ودية وتعاونية.