مدير خدمات غير مادية

الأدوار والمسؤوليات

إدارة مقدمي/مقاولي خدمات الخدمات الناعمة، وتحديدًا؛ التنظيف (الداخلي والخارجي)، وتنسيق الحدائق، ومكافحة الآفات، والنظافة، واختبارات المختبر وإدارة النفايات؛ من أجل تحقيق معايير الخدمة الأساسية لدينا.

تطبيق جميع القوانين المحلية وأفضل الممارسات فيما يتعلق بالتنظيف، واستخدام المواد الكيميائية، والتخلص من النفايات، والعمل البيئي من أجل ضمان بيئة نظيفة وآمنة.

ضمان بيئة آمنة ونظيفة وصحية للضيوف والزملاء.

إدارة أنشطة الصيانة الوقائية والتفاعلية التي يقوم بها مقدمو الخدمات.

إدارة طلبات الخدمة الإضافية المتعلقة بالخدمات الناعمة.

التأكد من تحقيق أهداف مؤشرات الأداء الرئيسية للذات والقسم والإدارة.

مراجعة أداء مقدمي الخدمات وتقديم تقارير شهرية إلى مدير الخدمات العامة بشأن امتثالهم لاتفاقيات مستوى الخدمة ومؤشرات الأداء الرئيسية المحددة/المتعاقد عليها.

إدارة حالات الطوارئ التي قد تنشأ من أجل تقليل الخسائر التجارية المحتملة، وتسرب الإيرادات، والأضرار، أو الخسارة أو الإصابة بحياة الإنسان أو ممتلكات الشركة.

تقديم الدعم التشغيلي للأحداث الخاصة من أجل تحقيق الأهداف والغايات المحددة.
إدارة الجداول التشغيلية لضمان الامتثال لقانون العمل/مستويات التوظيف التشغيلية المناسبة.

ضمان الجاهزية التشغيلية المستدامة للمرافق المختلفة.

رئاسة أو حضور اجتماعات القسم بشكل منتظم.

إدارة الأرباح والخسائر للقسم، والاجتماع بشكل دوري مع قسم المالية و/أو مدير الخدمات العامة لمناقشة
النفقات مقابل الميزانية.

مراقبة نتائج "رضا النزلاء" و"المتسوق السري" لتحسين تجربة النزلاء.

ضمان التشغيل السلس للمرافق على أساس يومي.

تحفيز وتعزيز الانسجام بشكل مستمر من خلال القسم بين جميع الزملاء ومقدمي الخدمات الخارجيين.

اتخاذ القرارات بشأن الخدمات الناعمة في الوقت المناسب.

الإشراف على برنامج توفير التكاليف و/أو تنفيذه من أجل تقليل التكاليف التشغيلية الإجمالية.

إدارة التوظيف بشكل منتج من أجل تحقيق الاستخدام الأكثر كفاءة للعمالة وتقليل التكاليف.

التأكد من عدم تجاوز النفقات الفعلية لميزانية القسم.

مساعدة و/أو تطوير ميزانية القسم سنويًا.
تطوير وتحقيق أهداف القسم والشركة وخطط العمل ومؤشرات الأداء الرئيسية من أجل دعم الشركة في تحقيق الخطة الاستراتيجية التنفيذية
ضمان الامتثال الصارم لعمليات الأقسام/الأقسام والسياسات والإجراءات والنماذج من أجل هيكلة القسم ومساعدة الزملاء في احتياجاتهم التشغيلية.
أن يكون قدوة إيجابية ومتسقة وعادلة في جميع الأوقات لضمان الحفاظ على معايير عالية من الممارسة مع تحفيز الآخرين والتأثير عليهم ودعمهم لتحقيق الأهداف الشخصية والإدارية وأهداف الشركة.
تنسيق المعلومات ذات الصلة وتوصيلها إلى الزملاء من أجل تحسين الاتصال الداخلي داخل القسم والشركة.
إجراء تقييمات أداء الزملاء في الوقت المناسب وبطريقة عادلة وبناءة من أجل تعزيز نموهم الشخصي والمهني.
التدريب/التدريب المساهمة في رؤية الشركة "لخلق الابتسامات"

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مدير الخدمات الناعمة مسؤول عن الإشراف على الخدمات غير الأساسية وإدارتها داخل المنظمة أو المنشأة. هذه الخدمات هي عادةً الخدمات "الناعمة" التي تدعم البيئة التشغيلية الشاملة ولكنها لا ترتبط بشكل مباشر بالأنشطة التجارية الأساسية. تشمل الأمثلة الشائعة للخدمات الناعمة التنظيف، وتنسيق الحدائق، ومكافحة الآفات، وإدارة النفايات، والأمن، والتموين.

يتمثل دور مدير الخدمات الناعمة في ضمان تقديم هذه الخدمات بشكل فعال وكفء، وبما يتماشى مع معايير المنظمة وتوقعات العملاء. يعمل المدير بشكل وثيق مع البائعين والمقاولين والفرق الداخلية للحفاظ على بيئة عالية الجودة، مع التركيز القوي على رضا العملاء وإدارة الميزانية والامتثال لمعايير الصحة والسلامة.

المسؤوليات الرئيسية لمدير الخدمات الناعمة:
1. إدارة عمليات الخدمات الناعمة
تقديم الخدمة: الإشراف على تقديم الخدمات الناعمة (على سبيل المثال، التنظيف، والتموين، وإدارة النفايات، وتنسيق الحدائق، ومكافحة الآفات، وما إلى ذلك) لضمان استيفائها لمعايير الجودة المطلوبة.
الجدولة: إنشاء وتنفيذ جداول العمل للموظفين والمقاولين لضمان تقديم الخدمات في الأوقات والمواقع المناسبة.
إدارة الموردين: إدارة العلاقات مع مقدمي الخدمات الخارجيين أو المقاولين. التأكد من الوفاء باتفاقيات مستوى الخدمة (SLA) وأن الموردين يؤدون وفقًا للمعايير المتوقعة.
الامتثال: التأكد من تقديم جميع الخدمات وفقًا لسياسات الشركة ولوائح الصحة والسلامة والمعايير البيئية.
ضمان الجودة: فحص مناطق الخدمة بانتظام وإعداد تقارير عن الجودة، والتأكد من معالجة أي مشكلات على الفور. ويشمل ذلك عمليات التدقيق والتحقق المنتظمة من الخدمات المقدمة (معايير التنظيف والتخلص من النفايات وما إلى ذلك).
2. إدارة الميزانية ومراقبة التكاليف
تخطيط الميزانية: تطوير وإدارة الميزانيات لأقسام الخدمات غير الرسمية، والتأكد من تخصيص الموارد بكفاءة وإبقاء التكاليف ضمن القيود الميزانية.
تحسين التكلفة: تحديد الفرص لتقليل التكاليف مع الحفاظ على جودة الخدمة أو تحسينها. التفاوض مع الموردين والبائعين للحصول على أفضل قيمة مقابل المال.
تتبع النفقات: مراقبة النفقات، والتأكد من تقديم جميع الخدمات ضمن القيود المالية المتفق عليها.