موظف علاقات النزلاء

الأدوار والمسؤوليات

سنحت الفرصة لمنسق للانضمام إلى فريق علاقات الضيوف في فندق جميرا مرسى العرب. المهام والمسؤوليات الرئيسية لهذا الدور:

صياغة مذكرة كبار الشخصيات وتوصيلها بكفاءة على أساس يومي من خلال البحث الفعال عن الضيوف وتحديد ملفاتهم الشخصية، وجمع المعلومات الأساسية المتعلقة بالضيف والتعرف على قيمة أي مصدر/شركة/مجموعة أو وكيل معين.

التواصل مع جميع ضيوف كبار الشخصيات عند وصولهم قبل وصولهم لإقامة اتصال وترتيب أي طلبات ضرورية. بمجرد وصول الضيوف إلى الفندق، يعمل كنقطة اتصال رئيسية. بمجرد مغادرة الضيف، متابعة الأمر عبر البريد الإلكتروني أو المكالمة الهاتفية بعد المغادرة.

استخدام نظام E Butler لتسجيل الوصول مع ضيوف كبار الشخصيات والتأكد من حصولهم على كل ما يحتاجون إليه

مراجعة تقارير الوصول والتأكد من تلبية طلبات ضيوف كبار الشخصيات من خلال تخصيص الغرف بشكل صحيح وأن جميع الآثار تم إعدادها وفقًا لذلك مع الإدارات اللازمة.

تحديث وترتيب جميع الحجوزات الإضافية في نفس اليوم وفقًا لذلك من خلال التواصل مع الإدارات ذات الصلة وإبلاغ إدارة الفندق بأي ضيوف كبار الشخصيات أو ضيوف مهمين إضافيين يحتاجون إلى تسليط الضوء عليهم.
تخصيص وترتيب وطلب وسائل الراحة على أساس يومي لجميع الضيوف الضروريين وفقًا لحالتهم في الفندق وضمان التنسيق مع خدمة الغرف في جميع الأوقات.

الاحتفاظ بسجل مفصل لجميع كبار الشخصيات والضيوف المهمين داخل الفندق، وتحديثه بشكل منتظم وإبلاغه إلى إدارة الفندق لتحقيق الفائدة القصوى من تجربة إقامة الضيف.

التأكد من تحديث سجل ملف تعريف الضيف دائمًا وإدخال جميع البيانات بشكل صحيح وفقًا لمعايير إدخال الأوبرا ومن ثم الحفاظ على مكتبة السيرة الذاتية للضيوف وتحديثها باستمرار وفقًا لهذه التفضيلات.

عنك:

المرشح المثالي لهذا المنصب سيكون لديه الخبرة والمؤهلات التالية:

خبرة لا تقل عن عام واحد في دور مماثل في فندق فاخر
الاهتمام بالتفاصيل
مهارات تواصل وتفاعل شخصية ممتازة، سواء شخصيًا أو عبر الهاتف

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

التفاعل مع الضيوف: العمل كنقطة اتصال أساسية للضيوف، ومعالجة احتياجاتهم واستفساراتهم وردود أفعالهم بطريقة ودية ومهنية.

حل المشكلات: التعامل مع شكاوى أو مخاوف الضيوف بسرعة وفعالية، والعمل على حل المشكلات لضمان تجربة إيجابية.

تنسيق الخدمة: التعاون مع الإدارات المختلفة (على سبيل المثال، التدبير المنزلي، والطعام والشراب، ومكتب الاستقبال) لتسهيل الخدمات وتلبية طلبات الضيوف.

إدارة الملاحظات: جمع وتحليل ملاحظات الضيوف من خلال الاستطلاعات والمراجعات والاتصال المباشر لتحديد مجالات التحسين.

ملفات تعريف الضيوف: الاحتفاظ بسجلات دقيقة لتفضيلات الضيوف والطلبات الخاصة لتخصيص تجربتهم وتعزيز تقديم الخدمة.

تنسيق الأحداث: المساعدة في التخطيط وتنسيق الأحداث الخاصة أو الأنشطة أو العروض الترويجية التي تعزز مشاركة الضيوف.

دعم التدريب: تقديم التدريب والدعم للموظفين حول أفضل ممارسات وإجراءات خدمة الضيوف لتعزيز ثقافة الخدمة الاستثنائية.

التواصل: إبقاء الضيوف على اطلاع بخدمات الفندق ووسائل الراحة والأحداث، والتأكد من حصولهم على جميع المعلومات اللازمة لإقامة ممتعة.

المتابعة: إجراء اتصالات متابعة مع الضيوف بعد الإقامة لجمع الملاحظات وتشجيع الزيارات العائدة.

إعداد التقارير: إعداد تقارير عن مقاييس رضا الضيوف والاتجاهات والملاحظات لمراجعة الإدارة.

المهارات الأساسية
المهارات الشخصية: القدرة القوية على بناء علاقة جيدة والتواصل بشكل فعال مع الضيوف وأعضاء الفريق.

حل المشكلات: مهارات التفكير النقدي الممتازة لمعالجة وحل مشكلات الضيوف بسرعة.

الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام الدقيق بتفضيلات الضيوف وملاحظاتهم لتعزيز التخصيص.

المهارات التنظيمية: القدرة القوية على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال في بيئة ديناميكية.

القدرة على التكيف: المرونة للتكيف مع احتياجات الضيوف المتغيرة والمتطلبات التشغيلية.

الصفات
التعاطف: الاهتمام الحقيقي براحة الضيوف ورضاهم، وتعزيز جو إيجابي.

الاحتراف: الحفاظ على سلوك مهذب ومهني في جميع الأوقات.

الموقف الإيجابي: التعامل مع التحديات بحماس والالتزام بالتميز في الخدمة.