مدير المكتب

الأدوار والمسؤوليات

تنفيذ المسؤوليات الإدارية والسكرتارية، بما في ذلك إدارة التقويمات والجداول الزمنية، وجدولة المواعيد وتعديلها، وتوثيق الرسائل بدقة ونقلها من العملاء عبر الهاتف والبريد الإلكتروني وشخصيًا. إدارة رسائل البريد الإلكتروني والمراسلات المكتبية، مع التركيز على تحديد الأولويات والاستجابة للمسائل العاجلة في الوقت المناسب.
تسهيل التواصل الفعال بين الفرق من خلال ضمان نشر المعلومات الأساسية بدقة وفي الوقت المناسب.
الاحتفاظ بسجل لتوجيهات الرئيس التنفيذي وحالة كل منها بما في ذلك التنسيق مع الأقسام الداخلية بشأن المهام الموكلة من قبل مكتب الرئيس التنفيذي.
تقديم الدعم لأنشطة مشاركة الفريق والتجمعات الإدارية وفقًا لخطة القسم وضمان عملياتها السلسة.
متابعة الرسائل والقضايا وإجراء مهام إدارية مختلفة من خلال التنسيق الفعال وبالتالي ضمان إكمال العمل في الوقت المحدد بطريقة فعالة.
تنسيق وجدولة اجتماعات القسم، وإعداد جدول أعمال الاجتماع، ومتابعة الحضور وتسجيل محاضر الاجتماع لضمان الكفاءة.
التعامل مع خطط وترتيبات السفر للعمل بما في ذلك تذاكر الطيران وغرف الفنادق وتسجيل المؤتمرات/ترتيبات اجتماعات العمل لضمان الشراء في الوقت المحدد لكل شيء وبالتالي المساعدة في المعاملات السلسة.
إدارة مشتريات المكتب والنفقات والميزانيات. جدولة واسترجاع جميع النفقات الرسمية بشكل منتظم من خلال التقديمات إلى فريق التمويل والحفاظ على السجلات لتسجيل ومعالجة المعاملات المالية بدقة
جمع وتحليل المعلومات وإعداد وتقديم التقارير والعروض التقديمية والرسائل والأجندات والمذكرات؛ التوجيه إلى الموظفين المناسبين في الوقت المناسب وبطريقة فعالة. التأكد من الرد بشكل إيجابي على معلومات الإدارة ذات الصلة.
تنظيم وإدارة قاعدة بيانات دقيقة ونظام تعبئة لتخزين الملفات والمستندات الإدارية بطريقة سرية والحفاظ على السجلات (الملفات المادية والرقمية) لجميع المراسلات والمستندات والتقارير الإدارية لضمان سهولة الاسترجاع.
صياغة ومراجعة الرسائل والبريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى لضمان الدقة والاحترافية.
التنسيق مع أصحاب المصلحة بشأن المهام الموكلة من قبل رئيس القسم ووظائف الدعم مع التتبع والإبلاغ والاتصال الداخلي ومخاوف الفريق إن وجدت.
إنشاء أوامر الشراء على نظام التحويل ومراقبة حالتها لضمان الوفاء بها في الوقت المحدد.
المسؤولية عن التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر والحفاظ على السرية في جميع الأوقات. الالتزام بمعايير الخصوصية وضمان حماية المعلومات السرية في جميع الأوقات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة.

أي شهادة ذات صلة مثل مدير مكتب معتمد (COM) / محترف إداري معتمد (CAP) - مفضل.

خبرة لا تقل عن 4-6 سنوات في الإدارة العامة؛ مع خبرة لا تقل عن عامين في إدارة المكاتب في مكتب الرئيس التنفيذي.

إتقان استخدام مجموعة كاملة من برامج MS Office وأدوات التقويم والجدولة

آداب الهاتف والمكتب

إتقان كتابة الرسائل الإنجليزية والعربية

مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة (الإنجليزية والعربية)

إلمام جيد بأنظمة إدارة المستندات لتخزين واسترجاع وإدارة الملفات والسجلات الرقمية

الاهتمام بالتفاصيل والجودة.

مهارات اجتماعية وخدمة عملاء قوية

مهارات تنظيمية وإدارة وقت استثنائية

القدرة على تعدد المهام وتحديد أولويات المهام بشكل فعال.

القدرة على إقامة علاقات مهنية والحفاظ عليها.

المرونة في التعامل مع الأولويات والمهام والمسؤوليات المتغيرة.

حل النزاعات بشكل فعال