مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

المسؤول عن إعداد وإدارة المستندات في الوقت المناسب وبدقة وكفاءة.

التحكم في ترقيم وفرز وتسجيل وتخزين واسترجاع المستندات الإلكترونية والورقية التي تنتجها الفرق الفنية أو المشاريع أو الأقسام.

إنشاء وإدارة التسلسل الهرمي للمستندات وأنظمة العمليات.

المسؤولية عن تحديد جميع المستندات وتصنيفها وتسجيلها.

إجراء عمليات تدقيق المستندات بشكل متكرر للتأكد من أنها حديثة وتعكس بدقة الأدلة المسجلة.

المساعدة في التواصل أثناء عمليات التدقيق الخارجية.

التعديل وفقًا للمواصفات التي تفرضها الشركة وإجراءات التحكم في المستندات.

تدريب الموظفين على عمليات المستندات التي تسيطر عليها الشركة لضمان التعامل الصحيح مع المستندات من الألف إلى الياء.

الإشراف على المستند طوال دورة حياته بالكامل (من البداية إلى الأرشفة).

فحص وتحرير المستندات الواردة والاستعداد للتوزيع.

إنشاء أنظمة حفظ وتنظيم المستندات الفعالة والكفؤة.

ضمان التنظيم والأمان المناسبين للمستندات (الورقية والإلكترونية).

تسجيل طلبات المستندات والمساعدة في استرداد المستندات حسب الحاجة للموظفين.

توفير المستندات وإخطار المستلمين المعنيين وتوزيعها عليهم.

تأكيد تسليم المستندات للموظفين المناسبين.
التعاون والتواصل مع المديرين وقادة المشاريع.

ما الذي أحتاجه للتأهل لهذه الوظيفة؟

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو أي مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المستندات، ويفضل أن تكون في مشاريع السكك الحديدية.
إتقان SharePoint وProject Wise وAconex و/أو برامج إدارة المستندات الأخرى والأدوات المستندة إلى الويب.
مهارة عالية في MS Office وMS Excel وMS Outlook وAdobe وPDF Exchange Editor
أخلاقيات عمل دقيقة وموجهة نحو التفاصيل.
منظم وفعال للغاية.
مهارة مثبتة في إنشاء وتنفيذ عمليات المستندات الخاضعة للرقابة.
مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية.
إتقان اللغة الإنجليزية المكتوبة والمنطوقة.
الميل إلى اكتشاف الأخطاء وإجراء التغييرات المناسبة.
قدرة تحليلية ممتازة.
خبير في تنظيم البيانات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بصفتك مسؤولاً عن المستندات، ستكون مسؤولاً عن إدارة وتنظيم ومراقبة مستندات المشروع، والتأكد من دقة جميع المستندات وتحديثها وسهولة الوصول إليها. فيما يلي المهارات والمؤهلات الأساسية الأساسية لهذا الدور:

المهارات التنظيمية: القدرة القوية على الحفاظ على نظام ملفات منظم وإدارة مستندات متعددة بكفاءة.

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في مراجعة المستندات للتأكد من دقتها والامتثال لمواصفات ومعايير المشروع.

إتقان برامج إدارة المستندات: الإلمام بأنظمة إدارة المستندات (مثل SharePoint وAconex) وبرامج المكتب (مثل Microsoft Office).

التحكم في الإصدارات: فهم ممارسات التحكم في الإصدارات لتتبع التغييرات والحفاظ على سلامة المستندات طوال دورة حياة المشروع.

مهارات الاتصال: التواصل الشفهي والمكتوب الفعال للتعاون مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة فيما يتعلق بمتطلبات المستندات.

تحسين العملية: القدرة على تحديد عدم الكفاءة في عمليات التحكم في المستندات والتوصية بالتحسينات.

مهارات إدخال البيانات: الكفاءة في إدخال وتحديث المعلومات بدقة وكفاءة.

معرفة الامتثال: الوعي باللوائح والمعايير الصناعية ذات الصلة المتعلقة بالتوثيق.

حل المشكلات: المهارات اللازمة لمعالجة القضايا المتعلقة باسترجاع المستندات أو الوصول إليها أو تنظيمها.

الوعي بالسرية: فهم أهمية السرية والأمان في التعامل مع المستندات الحساسة.

التعاون الجماعي: القدرة على العمل بشكل جيد ضمن فريق ودعم الأقسام الأخرى في احتياجاتها المتعلقة بالتوثيق.

مهارات التدريب: الخبرة في تدريب أعضاء الفريق على عمليات وأنظمة التحكم في المستندات.