منسق الأنشطة

الأدوار والمسؤوليات

المساعدة في تقديم الدعم والتوجيه للأندية الطلابية ومستشاري الأندية، وتعزيز إنشاء وتطوير الأندية الجديدة، والحفاظ على الاتصال المناسب مع جميع الأندية، بما في ذلك المستشارين.

تنفيذ الخطة السنوية التي تعالج الاحتياجات التعليمية والثقافية والاجتماعية لهيئة الطلاب والأندية والمجتمعات والجمعيات.

تنسيق الأحداث الخاصة بالحرم الجامعي مثل توجيه الطلاب الجدد، ومعرض النادي، واليوم العالمي، والأيام الوطنية، وبرنامج المواهب في الجامعة، وغيرها من الأنشطة.

المساعدة في تقديم التوجيه السنوي لأعضاء مجلس إدارة الأندية الطلابية لضمان الوعي بالسياسات والإجراءات.

مراجعة الفواتير/المدفوعات للأندية الطلابية.

تنسيق وإعداد ونشر المنشورات المتعلقة بالأندية.

المساعدة في إعداد وتحرير النشرات والملصقات والمواد الأخرى التي أعدتها الأندية للتوزيع داخل وخارج الحرم الجامعي.

تنفيذ والإشراف على عمليات نشر/توزيع المواد في الحرم الجامعي حسب الطلب.

الاحتفاظ بسجلات دقيقة لجميع أحداث وأنشطة الأنشطة الطلابية (بما في ذلك مقترحات الأحداث والميزانيات وجهات الاتصال والعقود والإعلام/الدعاية والتقييمات).
الإشراف على الرحلات وتنسيق ترتيبات السفر المتعلقة بالطلاب وفقًا لسياسات وإجراءات الجامعة.

التواصل مع الطلاب حول الأحداث و/أو فرص الحياة الطلابية المتاحة في الجامعة.

طلب الملاحظات وجمع البيانات حول الأنشطة التي تقدمها OSL لتحديد مجالات التحسين المحتملة.

الإشراف على عملية انتخاب الأندية الطلابية ومسؤولي مجلس الطلاب.

إعداد التقارير الأسبوعية/الشهرية.

العمل بشكل وثيق مع مستشاري الأندية، وإجراء اجتماع شهري معهم وتنظيم جلسة توجيهية في بداية كل عام دراسي.

ضمان التغطية الإعلامية المناسبة لأحداث الحياة الطلابية والأنشطة والبرامج.

أداء مهام متنوعة متعلقة بالوظيفة حسب تكليف مدير الحياة الطلابية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة سابقة في تنسيق الأحداث أو البرامج أو الأنشطة، ويفضل أن تكون في بيئة مجتمعية أو تعليمية أو ترفيهية.

إلمام بالميزانية وإدارة الموارد للأحداث.

المهارات الأساسية:

قدرات تنظيمية قوية وتعدد المهام لإدارة أنشطة مختلفة في وقت واحد.

مهارات تواصل وتواصل شخصية ممتازة للتعامل مع مجموعات متنوعة.

مهارات حل المشكلات للتعامل مع التحديات غير المتوقعة أثناء الأحداث.

المهارات الشخصية:

القدرة على العمل بشكل تعاوني مع أعضاء الفريق والمتطوعين وأصحاب المصلحة.

مهارات قيادية قوية لتحفيز وتوجيه المشاركين والموظفين.

توجيه خدمة العملاء لضمان تجربة إيجابية لجميع الحاضرين.

المهارات الفنية:

إتقان حزمة Microsoft Office وبرامج إدارة الأحداث.

معرفة وسائل التواصل الاجتماعي واستراتيجيات التسويق للترويج للأنشطة.

الصفات الشخصية:

نشط ومتحمس، مع شغف بتسهيل الأنشطة الجذابة.

قابل للتكيف ومرن في بيئة سريعة الخطى.

الاهتمام بالتفاصيل والالتزام بالجودة في تنفيذ الحدث.
المسؤوليات:

التخطيط وتنظيم وتنسيق الأنشطة والفعاليات المختلفة للمجموعات المستهدفة (على سبيل المثال، الشباب وكبار السن وأعضاء المجتمع).
إدارة العمليات اللوجستية، بما في ذلك الجدولة والميزانية وتخصيص الموارد.
الترويج للأنشطة من خلال قنوات التسويق والتواصل مع المجتمع.
تقييم نجاح الأحداث وجمع الملاحظات لتحسينها بشكل مستمر.
التعاون مع الإدارات أو المنظمات الأخرى لتحسين عروض البرامج.