مساعد إداري للمكتب

الأدوار والمسؤوليات

المهام والمسؤوليات الأساسية:

التحقيق في مشاكل البرامج وحلها على أنظمة الكمبيوتر في AU؛ إجراء إصلاحات البرامج والصيانة والمساعدة الفنية والدعم على أجهزة الكمبيوتر والأجهزة الطرفية المختلفة التي تعتمد على الكمبيوتر الشخصي.
تقديم المساعدة الفنية والدعم واستكشاف الأخطاء وإصلاحها في حل أعطال وتعارضات اتصالات النظام.
تقديم التوجيه العام والمتعمق والمساعدة والدعم للمستخدمين على البرامج/التطبيقات وأنظمة التشغيل المتنوعة حسب الطلب.
الحفاظ على مستوى عالٍ من خدمة العملاء في التعامل مع الأسئلة والرد عليها.
إجراء الصيانة الروتينية اليومية للأجهزة والبرامج حسب التكليف والمساعدة في استخدام الأنظمة.
العمل على الطلبات حتى الانتهاء أو تصعيدها إلى الدعم الفني الرئيسي.
استعادة وتكوين العديد من أجهزة الكمبيوتر من خلال حلول النسخ الاحتياطي للصور التي أنشأها الدعم الفني الرئيسي.
متابعة الحالات الفردية وتوثيقها بالكامل عبر برنامج مكتب المساعدة.
تقديم الدعم الفني لأجهزة الكمبيوتر/الأجهزة الخاصة بالمستخدمين والتي قد تتطلب الوصول إلى البيانات الهامة/السرية.
تقديم الدعم الفني لمعدات تكنولوجيا المعلومات أثناء الفعاليات والندوات وورش العمل ومؤتمرات الفيديو
حل المشكلات الفنية للمستخدمين التي تم تعيينها من خلال مكتب المساعدة
أداء مهام متنوعة متعلقة بالوظيفة حسب التكليف.

الاهتمام بالتفاصيل والالتزام بالدقة والجودة.
التكيف والقدرة على النجاح في بيئة سريعة الخطى.
أخلاقيات عمل قوية وموثوقية.
المسؤوليات:

المساعدة في المهام الإدارية مثل التسجيل وإدخال البيانات وصيانة السجلات.
دعم جدولة وتنسيق الأحداث والأنشطة للطلاب.
الإجابة على استفسارات الطلاب وتقديم معلومات حول الخدمات والموارد.
الحفاظ على الوثائق المنظمة والمساعدة في إعداد التقارير.
التعاون مع أعضاء هيئة التدريس والموظفين لدعم برامج ومبادرات الطلاب.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة سابقة في دور إداري أو سكرتارية.

إلمام بإجراءات المكتب والمهام الإدارية.

المهارات الأساسية:

مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.

اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة في جميع المهام.

إتقان الكتابة وإدخال البيانات.

المهارات الشخصية:

مهارات اتصال قوية، سواء كتابية أو شفوية.

القدرة على العمل بشكل تعاوني في بيئة فريق.
السلوك المهني والتوجه نحو خدمة العملاء.

المهارات الفنية:

إتقان حزمة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint) وبرامج المكتب الأخرى.

إلمام بمعدات المكتب (مثل الطابعات والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس).

الصفات الشخصية:

يمكن الاعتماد عليه ويمكن الوثوق به في التعامل مع المعلومات الحساسة.

قابل للتكيف وقادر على إدارة مهام متعددة بكفاءة.

المبادرة لحل المشكلات وتحسين العمليات.

المسؤوليات:

إدارة الجداول والتقويمات، بما في ذلك جدولة المواعيد والاجتماعات.

إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
الحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة وضمان التوثيق المناسب.
الرد على الهواتف والرد على الاستفسارات بطريقة احترافية.
دعم الموظفين الإداريين الآخرين والمساعدة في المشاريع الخاصة حسب الحاجة.