مساعد اداري

إدارة العمليات اليومية وسير العمل.
يقوم بإعداد وتأليف المراسلات والوثائق حسب التوجيهات.
إدارة البريد الوارد والصادر والفاكسات والبريد الإلكتروني، بما في ذلك حفظ الملفات والنسخ والمسح الضوئي والتسجيل. يحافظ على نظام الملفات.
يحافظ على التقويم وجدولة الاجتماعات والمكالمات الجماعية والمواعيد. يدير حجوزات غرف الاجتماعات وتقديم الطعام حسب الاقتضاء.
يرحب ويعلن عن الزوار. متابعة وتنسيق الإجراءات الأمنية وإصدار تصاريح مرور الزوار والتحقق من صحة مواقف السيارات عند الاقتضاء.
إدارة الخدمات الأمامية (الأساسية)
مساعدة فريق FM&A في المهام الإدارية
التواصل المناسب مع فريق FM&A الأوسع
قد يؤدي واجبات إدارية خاصة بالقسم مثل إجراء البحوث وتحديث قواعد البيانات والدعم الإداري العام.
يحافظ على المظهر الأنيق لمنطقة الاستقبال وقاعات المؤتمرات والموظفين والمناطق المشتركة الأخرى. يطلب خدمات البناء والتدبير المنزلي حسب الحاجة. يقوم بفحص معدات المنطقة المشتركة بشكل دوري لضمان حالة التشغيل الجيدة. يرتب خدمة المعدات حسب الحاجة.
تعامل مع الطلبات المخصصة والمهام الإدارية الروتينية باستخدام الأدوات المناسبة، من خلال المشاركة مع KEO Kares