تنفيذي حسابات - المالية

الحفاظ على نظام لأوامر الشراء والإيصالات والفواتير وطلبات الشيكات من أجل دعم جميع مستحقات الفندق الدائنة وتوثيقها ومعالجتها بشكل سريع وكاف وفقًا لسياسات وإجراءات الشركة.

لضمان سداد المدفوعات في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة؛ استكمال جميع السجلات ذات الصلة ونشرها بدقة؛ التقادم الدقيق لجميع الحسابات التي تتم مطابقتها مع حساب مراقبة دفتر الأستاذ العام.

الأدوار والمسؤوليات الرئيسية

تحقق من أن جميع الفواتير مدعومة بأوامر الشراء المعتمدة حسب الأصول عند الاقتضاء، ووثائق الاستلام الموقعة و/أو موافقة موظفي الإدارة المعتمدين.
تأكد من أن الفواتير تحتوي على المستندات ذات الصلة مثل أمر الشراء وAFE والعقد وما إلى ذلك
التحقق من الفواتير للتحقق من وحدة الإصدار. سعر الوحدة والكمية والتمديد مقابل أمر شراء الفندق وتلقي المشورة.
قم بإرسال الفواتير إلى حساب دفتر الأستاذ العام المناسب وتقديمها إلى كبير المحاسبين للتحقق منها.
الحصول على الموافقة على الفواتير من الإدارة المختصة قبل معالجة الفاتورة على نظام الحسابات الدائنة.
تأكد من أن الفواتير التي لا تحتوي على المستندات الداعمة ذات الصلة تمت الموافقة عليها من قبل رؤساء الأقسام أو رؤساء الأقسام المعنيين
تأكد من ترحيل الفواتير بشكل صحيح إلى النظام إما يدويًا أو من خلال ملف تحميل FMC.
الحفاظ على قاعدة بيانات البائعين / الموردين المحدثة المعتمدة في نظام الحسابات الدائنة.
طباعة الشيكات وتقديمها مع جميع المستندات الداعمة إلى مدير الشؤون المالية والمدير العام للتوقيع عليها.
قم بإعداد الشيكات اليدوية كما هي مطلوبة إذا تم توجيهها من قبل المدير المالي أو مساعد المراقب المالي.
الحفاظ على علاقة عمل وثيقة مع موظفي الشراء والاستلام ومراقبة التكاليف.
قم بتسوية كشوفات البائعين الرئيسية شهريًا لضمان بقاء الحساب محدثًا.