مراقب المستندات

تنفيذ والحفاظ على عمليات وإجراءات مراقبة الوثائق.
تطوير وصيانة نظام إدارة الوثائق.
إدارة جميع تدفقات المستندات سواء في شكل إلكتروني أو على الورق.
ضمان إدارة الوثائق وفقًا للإجراءات أو المعايير المعمول بها (ترقيم المستندات، التنسيقات، الإصدار، المراجعة، الإرسال، التسجيل والأرشفة)
ضبط تنسيقات أرقام المستندات وفقًا لمعايير التوثيق الخاصة بالعميل / سياسة EGEC.
فحوصات الجودة الأساسية (التأكد من تاريخ المراجعة الصحيح بما في ذلك إشعار المراجعة في الرسومات / المستندات والتدقيق الإملائي والنحوي).
التنسيق / التعديل المناسب لجميع المستندات وفقًا لمعايير العميل / سياسة EGEC.
معالجة الوثائق الواردة (التسجيل في نظام إدارة الوجهات السياحية، التوزيع الداخلي، الأرشفة).
معالجة الوثائق الصادرة (إرسالها إلى العميل والموردين / الأطراف الثالثة).
التأكد من توزيع النسخ الخاضعة للرقابة من أحدث المستندات والرسومات المعتمدة داخليًا وخارجيًا (العملاء والموردين).
- ضمان مراقبة وتنسيق وثائق وبيانات المشاريع.
تأكد من تحديد جميع الرسومات / الوثائق وتوزيعها وحفظها / تخزينها بشكل صحيح.
أنشطة مراقبة المستندات العامة مثل التصوير والمسح الضوئي وتحليل امتثال وثائق المورد لمعايير المشروع فيما يتعلق بالترقيم وجميع الجوانب الأخرى ذات الصلة.
المساعدة في إعداد وإصدار التقارير والسجلات حسب الاقتضاء.
التواصل والاتصال مع فرق المشروع والموردين / الأطراف الثالثة للاتفاق على المعايير والأنظمة والتدفق الفعال للوثائق والتسليم وإغلاق نشاط المشروع لضمان الاتساق في التحكم في المستندات كما هو مطلوب.
مراقبة مراجعة المستندات الفنية والموافقة عليها وفقًا للجدول الزمني المتفق عليه
مراقبة تقدم التوثيق بالتعاون مع مخطط المشروع
إنتاج التقارير المتأخرة الداخلية والخارجية (العملاء والموردين).
التأكد من استخدام النماذج والقوالب الموحدة.
إعداد مجلدات المشاريع وتسهيل عملية الاتصال بالمشروع.
إنشاء والحفاظ على سجل المستندات الرئيسية بالتعاون مع مدير المشروع أو
الرصاص لأنه سري.
الواجبات / المهام الأخرى ذات الصلة حسب توجيهات مدير المشروع / القائد.
في جميع المسؤوليات ذات الصلة بالوثيقة المذكورة أعلاه، يجب أن تتبع العملاء ومعايير الجودة والصحة والسلامة والبيئة الخاصة بشركة GEC
تقديم الدعم والتعاون فيما يتعلق بمتطلبات قسم الجودة وعمليات التدقيق.
تقديم الدعم والتعاون فيما يتعلق بأنشطة تطوير الأعمال وإدارة المناقصات عند الطلب.