موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

مكتب الاستقبال: التأكد من الترحيب بجميع العملاء الذين يدخلون الاستقبال وتقديم المساعدة اللازمة أو توجيههم إلى الشخص/القسم المطلوب. التعامل مع جميع الاستفسارات بطريقة مهنية ومهذبة، شخصيًا أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.

عمليات الهاتف: التأكد من الرد السريع على جميع المكالمات الهاتفية، وتوجيهها إلى الشخص المناسب وتلقي الرسائل بشكل واضح.

الإدارة: ترتيب مجموعة كاملة من المستندات وتحديث تقرير التسليم في البوابة عند الحاجة من قبل الفريق الفني. إعداد التقارير حسب متطلبات الإدارة، والتي تتعلق بشكل أساسي بالاستفسارات والزيارات والتسليمات.

إدارة السجلات: تسجيل جميع تحركات الزيارات واستلام العملاء والتسليمات. إعداد التقارير المطلوبة وتقديمها عند طلب الإدارة. يجب الاحتفاظ بالسجلات يدويًا (دفتر السجل) جنبًا إلى جنب مع المستندات الداعمة. التأكد من تسجيل التفتيش والحالة لضمان أعلى مؤشر رضا العملاء.

معالجة المدفوعات: في بعض البيئات (مثل المكاتب الطبية وصالونات التجميل)، قد يتولى موظفو الاستقبال معالجة الفواتير أو المدفوعات أو استفسارات الفواتير.

معلومات خاصة بالوظيفة:

سيعمل موظف الاستقبال كنقطة اتصال أولى للعملاء. سيعمل عن كثب مع فريق الاستقبال الخدمي وموظفي الدعم الآخرين.

المؤهلات:

شهادة الثانوية العامة.

يفضل الحصول على دبلوم في إدارة الأعمال أو الدراسات السكرتارية.

الخبرة

خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الإدارة والاستقبال.
يفضل الخبرة في صناعة السيارات أو تجارة التجزئة الفاخرة.
إتقان اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.

اللغة الهندية أو الأردية ضرورية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. خدمة العملاء والتواصل
الترحيب بالزوار: الترحيب بالزوار أو العملاء أو المرضى أو الزبائن بطريقة ودية ومهنية، والتأكد من شعورهم بالتقدير والاحترام.
الرد على المكالمات وتوجيهها: إدارة خطوط الهاتف من خلال الرد على المكالمات، وإعادة توجيهها إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين، وتقديم معلومات دقيقة.
التعامل مع الاستفسارات: معالجة أسئلة العملاء أو مخاوفهم، وتقديم المساعدة أو إعادة توجيههم إلى الشخص أو القسم المناسب للحصول على إجابات أكثر تفصيلاً.
الحفاظ على صورة احترافية: ضمان بيئة ممتعة من خلال إظهار موقف إيجابي وودود ومهني، سواء شخصيًا أو عبر الهاتف أو عبر البريد الإلكتروني.
2. الدعم الإداري
جدولة المواعيد: إدارة التقويمات، وجدولة الاجتماعات، والمواعيد، أو الاستشارات، والتأكد من إبلاغ جميع الأطراف بأي تغييرات.
الترتيب والتنظيم: الحفاظ على ملفات المكتب والسجلات والمستندات، سواء كانت مادية أو إلكترونية، لضمان سهولة الوصول إليها وتنظيمها.
إدخال البيانات: إدخال المعلومات وصيانتها في قواعد البيانات وجداول البيانات وأدوات إدارة المكتب الأخرى.
إدارة البريد: فرز وتوزيع ومعالجة البريد أو الطرود الواردة والصادرة.
معالجة المدفوعات: في بعض البيئات (مثل المكاتب الطبية وصالونات التجميل)، قد يتولى موظفو الاستقبال معالجة الفواتير أو المدفوعات أو استفسارات الفواتير.
3. إدارة المكتب والتنسيق
ضمان العمليات السلسة: تنسيق تدفق الأنشطة اليومية، وضمان سير كل شيء بسلاسة، ومعالجة أي مشكلات قد تنشأ في مكتب الاستقبال.
إدارة اللوازم المكتبية: مراقبة اللوازم المكتبية والتأكد من تجديد العناصر الضرورية في الوقت المناسب، مثل القرطاسية ولوازم الطابعات والكتيبات.