أخصائي عطاءات

الأدوار والمسؤوليات

يتفاعل مع فريق نمو خطوط الأعمال والعمليات لدعم عملية الفوز بالعمل. يقود الردود على طلبات المعلومات/العروض/طلبات تقديم العروض للعملاء ويطبق عمليات المتابعة القياسية لضمان الكفاءة في الالتزام بالجدول الزمني والعطاءات. مسؤول عن تسليم العروض المطبوعة والإلكترونية والشفوية. يوفر أبحاث السوق والاستخبارات التنافسية ويستفيد من أنظمة وأدوات البيانات لدعم استراتيجية الاقتراح وجهود التخطيط الاستراتيجي للأعمال.

ملخص الوظيفة

يقود العروض والعروض التقديمية الكبيرة من مرحلة الاستحواذ إلى مرحلة المقابلة. يدعم مديري الاستحواذ في تطوير استراتيجية الفوز أثناء الاستحواذ من خلال إعداد المقابلة.
يقود تطوير استراتيجية الفوز ويمتلك عملية الفوز بالعمل في الملاحقات الرئيسية لأعمال الشرق الأوسط، ويتعامل مع الإدارة العليا والفرق الفنية والفرق التجارية والفرق الإبداعية ويعمل بالشراكة مع مدير الاستحواذ.
ينشئ مخططات توضيحية وخطط محتوى ويقدم توصيات للفرق الفنية بشأن هياكل الأقسام. قد يعمل ككاتب رئيسي ومحرر للسير الذاتية المخصصة وأقسام الأداء السابقة والملخصات التنفيذية و/أو مناهج الإدارة للمقترحات.
تسهيل مراجعة الألوان (فريق الوردي والأحمر والذهبي)، ومراجعة الجودة، وتطبيق الدروس المستفادة لإضافة قيمة إلى المقترحات. إدارة تنفيذ تنقيحات المقترح والعرض التقديمي بناءً على التوجيهات من فرق المراجعة.
المشاركة من خلال تقديم التوصيات في تحليلات الموافقة/الرفض والموافقة وفقًا لإرشادات تفويض السلطة، والتقاط أنشطة التخطيط والتموضع فيما يتعلق بالتحضير للمقترح.
إكمال جلسات الاستماع الداخلية للمقترحات التي يقودونها، والاستفادة من معلومات جلسات الاستماع السابقة. دعم الفريق أثناء جلسات الاستماع للفوز/الخسارة وجمع ملاحظات العملاء حول المقترحات لضمان وإثبات التحسين المستمر.
دعم استراتيجية التسويق أو الملاحقات وتطوير المحتوى المتعلق بالعملاء/الأسواق، واتصالات التسويق، والحملات، ومديري الحسابات (CAMs) وخطوط الأعمال، حسب الضرورة.
تدريب أعضاء فريق المقترحات على مستوى الدخول
إجراء فحص ذاتي للعمل قبل تقديمه للآخرين للمراجعة/الموافقة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. إدارة العطاءات
إعداد وثائق العطاءات: القدرة على إعداد وتنظيم وتجميع وثائق العطاءات، والتأكد من استيفاء جميع المتطلبات وأن يكون العرض واضحًا وموجزًا ​​ومتوافقًا.
تنسيق العطاءات: تنسيق عملية العطاءات بالكامل، من مراجعة العطاء الأولية حتى تقديمه، والتأكد من استيفاء المواعيد النهائية ومواءمة جميع أصحاب المصلحة الداخليين.
كتابة المقترحات: كتابة مقترحات مقنعة ودقيقة من الناحية الفنية تسلط الضوء على نقاط قوة الشركة، وتلبي احتياجات العميل، وتقديم حلول مخصصة.
تقدير التكلفة والميزانية: فهم هياكل التكلفة واستراتيجيات التسعير لإنشاء مقترحات عطاءات تنافسية ومربحة، وغالبًا ما يتم العمل مع مقدرين التكلفة أو مديري المشاريع.
الامتثال وإدارة المخاطر: التأكد من أن جميع العطاءات تلتزم بالمتطلبات القانونية والتنظيمية والخاصة بالعميل، وتحديد المخاطر وإدارتها في عملية تقديم العطاءات.
2. المعرفة والفهم بالصناعة
المعرفة الخاصة بالقطاع: فهم عميق للصناعة التي يتم فيها تقديم العطاءات (على سبيل المثال، البناء، والهندسة، وتكنولوجيا المعلومات، والطاقة) لتخصيص العطاءات بشكل فعال لاحتياجات العملاء ومعايير الصناعة.
فهم عملية الشراء: الإلمام بعمليات الشراء العامة والخاصة، بما في ذلك أنظمة المناقصات المختلفة، وطلبات تقديم العروض، وطلبات عروض الأسعار، ودعوات تقديم العطاءات.
استخبارات السوق: القدرة على البحث وجمع المعلومات حول اتجاهات السوق، ونشاط المنافسين، ومتطلبات العملاء لتقديم العطاءات بشكل فعال وتنافسي.
3. التعاون والعمل الجماعي
التعاون بين الإدارات: التعاون مع الفرق الداخلية (على سبيل المثال، الفرق الفنية والقانونية والمالية وإدارة المشاريع) لجمع المعلومات والموارد اللازمة لمقترح العطاء.
اتصال العملاء: التواصل مع العملاء لفهم متطلباتهم وتوقعاتهم وتفضيلاتهم، والتأكد من أن تقديم العطاء يعكس احتياجاتهم ويبرز.
إدارة أصحاب المصلحة: إدارة العلاقات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين المشاركين في عملية تقديم العطاءات، بما في ذلك كبار المديرين التنفيذيين والفرق القانونية والموردين من جهات خارجية.
4. إدارة المشروع والوقت
إدارة المواعيد النهائية: تنسيق وإدارة الجداول الزمنية لضمان إكمال جميع عناصر العطاء في الوقت المحدد وتقديمها قبل المواعيد النهائية.
تعدد المهام: القدرة على التعامل مع عطاءات متعددة في وقت واحد، غالبًا في ظل مواعيد نهائية ضيقة، مع ضمان الجودة والاهتمام بالتفاصيل.
تحديد الأولويات: القدرة على تحديد أولويات المهام ضمن عملية تقديم العطاءات، وضمان معالجة العناصر المهمة أولاً مع إدارة التفاصيل الأقل إلحاحًا بكفاءة.