وكيل تحصيل

الأدوار والمسؤوليات

يتضمن هذا المنصب التعاون مع قسم الحسابات المدينة وحسابات الطلاب لتجميع قائمة بالطلاب الذين لديهم فواتير متأخرة، وتنفيذ متابعة فعالة للدفع الفوري مع ضمان رضا الطلاب. المرونة في التحولات، وخاصة أثناء القبول والبقاء على اطلاع على الرسوم واللوائح المالية أمر بالغ الأهمية لنجاح هذا المنصب.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية:

التعاون مع أقسام الحسابات المدينة وحسابات الطلاب لإعداد قائمة شاملة بالطلاب الذين لديهم فواتير متأخرة.

تطوير وتنفيذ إجراء متابعة فعال لضمان الدفع الفوري من الطلاب والعملاء.
الحفاظ على التوازن بين التواصل المنتظم للمتابعة وضمان رضا الطلاب والعملاء.
الاحتفاظ بسجلات دقيقة لأنشطة المتابعة والاستجابات الإيجابية، واتخاذ الإجراءات التصحيحية بناءً على الاستجابات السلبية، والإبلاغ إلى مشرف حسابات الطلاب.
ضمان التحديثات الدقيقة وفي الوقت المناسب لمدفوعات الطلاب والعملاء في النظام وإجراء إجراءات إغلاق السجل اليومية.
البقاء على اطلاع دائم على الرسوم وشروط الدفع واللوائح المالية، وتقديم المعلومات ذات الصلة للطلاب حسب الحاجة.

كما تتطلب الإدارة، كن متاحًا لفترات عمل مرنة، وخاصة خلال فترة القبول.

المساعدة في المهام المحاسبية الرئيسية خلال فترات الذروة.

المؤهلات والخبرة:

بكالوريوس في المحاسبة / المالية / المجالات ذات الصلة مع سنة واحدة من الخبرة ذات الصلة المباشرة.

يمكن تخفيف متطلبات المؤهل التعليمي إذا كان الموظف لديه الخبرة ذات الصلة.

المعرفة والمهارات:

الدقة والالتزام بالمواعيد.

مهارات خدمة العملاء.

مهارات الاتصال الكتابي والشفوي.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: يعد التواصل الواضح والموجز والمهني أمرًا بالغ الأهمية. يجب على وكلاء التحصيل نقل الرسائل بشكل فعال والحفاظ على نبرة محترمة، خاصة عند التعامل مع المواقف الصعبة.

الاستماع النشط: يساعد الاستماع إلى مخاوف المدين وظروفه في إيجاد الحلول وحل المشكلات بشكل فعال.

الإقناع: القدرة على التفاوض وإقناع المدينين بتسوية الأرصدة المستحقة، غالبًا دون اللجوء إلى تكتيكات عدوانية.

2. مهارات التفاوض
التفاوض على التسوية: المهارة في تقديم خطط الدفع والتفاوض على الشروط والتوصل إلى اتفاقيات ترضي كل من الشركة والمدين.

حل المشكلات: إيجاد حلول إبداعية للعملاء الذين قد يواجهون صعوبات مالية أو تقديم خيارات سداد مرنة.

3. المثابرة والمرونة
التعامل مع الرفض: قد يتضمن تحصيل الديون متابعات متكررة مع العملاء الذين قد لا يتعاونون، لذا فإن المثابرة والمرونة أمران ضروريان.

الحفاظ على الهدوء تحت الضغط: القدرة على الحفاظ على رباطة الجأش عند مواجهة المواقف الصعبة أو الصعبة هي مفتاح الحفاظ على الاحتراف.
4. المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: تتطلب إدارة حسابات متعددة في وقت واحد، وتتبع المكالمات، وإدارة عدد كبير من المدينين إدارة الوقت بكفاءة.
حفظ السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة لجميع الاتصالات والمدفوعات والاتفاقيات والتفاعلات مع العملاء.
5. معرفة قوانين تحصيل الديون
المعرفة التنظيمية: يعد فهم القوانين واللوائح ذات الصلة، مثل قانون ممارسات تحصيل الديون العادلة (FDCPA)، أمرًا ضروريًا لضمان امتثال جميع الإجراءات واحترام حقوق المدينين.
الممارسات الأخلاقية: معرفة ما يشكل ممارسات عادلة في تحصيل الديون، وتجنب المضايقات، وضمان إتمام العملية بشكل قانوني.
6. مهارات خدمة العملاء
التعاطف والفهم: يمكن أن يساعد إظهار التعاطف مع موقف المدين في تعزيز الثقة وتسهيل ترتيبات الدفع.
حل النزاعات: إدارة المواقف المتوترة ونزع فتيل الصراع من خلال تقديم الحلول وإظهار فهم وجهة نظر المدين.
7. التركيز على التفاصيل
الاهتمام بالتفاصيل: الدقة أمر حيوي في تتبع المدفوعات، ومتابعة الحسابات المستحقة، وضمان وجود الوثائق الصحيحة لكل حالة.

تحديد المشكلة: تحديد المشكلات أو النزاعات الأساسية التي قد تمنع الدفع، مثل أخطاء الفواتير أو المشكلات المتعلقة بالخدمة.

8. المهارات التحليلية
تقييم المخاطر: تقييم احتمالية تحصيل الدين وتحديد متى يجب تصعيد القضية أو متى يتم تقديم التساهل.

المعرفة المالية: فهم الوضع المالي للمدين لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن خيارات الدفع.

9. البراعة التقنية
أنظمة إدارة علاقات العملاء: الكفاءة في استخدام برامج إدارة علاقات العملاء وقواعد البيانات لتتبع الديون والتواصل مع العملاء.

مجموعة برامج Microsoft Office: مهارات قوية في استخدام Excel وWord وأدوات Office الأخرى لإدارة البيانات وإنشاء التقارير والتواصل بشكل فعال.