منسق لوجستيات

الأدوار والمسؤوليات

بصفتك منسقًا للوجستيات الخاصة بالموظفين، ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان نجاح تعبئة الموظفين لمختلف المشاريع. ستكون مسؤولاً عن تنسيق وجدولة تحركات الموظفين، سواء محليًا أو دوليًا، لتلبية مواعيد المشروع وتوقعات العملاء. بالإضافة إلى ذلك، ستدعم المتطلبات التشغيلية المتعلقة بنقل الموظفين لأغراض العمل والأسباب الشخصية. ستساهم مهاراتك التنظيمية الاستثنائية، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على العمل تحت الضغط في الكفاءة الشاملة ونجاح عمليات التعبئة لدينا.

المسؤوليات الرئيسية ومجالات النتائج الرئيسية

تنسيق التعبئة:

التعاون بشكل وثيق مع مديري المشاريع والموارد البشرية لتحديد متطلبات تعبئة الموظفين
وضع خطط تعبئة شاملة، وضمان التخصيص الفعال للموارد والتنفيذ في الوقت المناسب
التنسيق مع الإدارات المختلفة لجمع المعلومات اللازمة للتعبئة، بما في ذلك ترتيبات السفر والإقامة والتأشيرات والتصاريح والنقل

إدارة الجدول الزمني:

إنشاء والحفاظ على جدول تفصيلي لتعبئة الموظفين لضمان الوفاء بجميع المواعيد النهائية
التنسيق مع فرق المشروع والموارد البشرية لمواءمة تواريخ التعبئة والمتطلبات

الامتثال والتوثيق:

ضمان الامتثال للوائح المحلية والدولية المتعلقة بسفر الموظفين والتأشيرات وتصاريح العمل وغيرها من الوثائق ذات الصلة
الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة لأنشطة تعبئة الموظفين، بما في ذلك برامج السفر وتفاصيل الإقامة والوثائق ذات الصلة

إدارة علاقات العملاء:

التعاون مع مديري المشاريع لفهم متطلبات وتفضيلات التعبئة المحددة
التواصل بشكل فعال مع الفرق ذات الصلة لتقديم التحديثات في الوقت المناسب بشأن حالة تعبئة الموظفين وحل أي مشكلات أو مخاوف

نقل الموظفين والخدمات اللوجستية:

المساعدة في تنسيق نقل الموظفين لأغراض متعلقة بالعمل، بما في ذلك الاجتماعات والزيارات الميدانية وجلسات التدريب
التعامل مع الخدمات اللوجستية لأسباب شخصية، مثل نقل الموظفين أو ترتيبات السفر في حالات الطوارئ أو لأسباب إنسانية

الإداري:

رفع أوامر الشراء على النظام الداخلي.

التواصل مع قسم المالية للتأكد من أن لدينا رصيدًا كافيًا لحجز ترتيبات السفر.

المتطلبات

متعلم إلى مستوى الدرجة العلمية
خبرة سابقة في دور الخدمات اللوجستية للموظفين
فهم عملية التأشيرة ومتطلبات البلدان المختلفة

المفضل:

مؤهل درجة علمية/ دراسات عليا في الموارد البشرية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يتصرف بطريقة مهنية لتقليل الصراعات
ينقل المعلومات بطلاقة، ويفسر ويوضح التفاصيل ويشرح الأساس المنطقي
يدير التقدم وفقًا للجدول الزمني ويراقب وفقًا لمعايير الجودة
يتعامل بفعالية مع الضغوط والأولويات المتضاربة
قادر على تحديد وحل المشكلات غير الروتينية في تخصصه أو تخصص ذي صلة
يدير الوقت الشخصي ويتعامل بفعالية مع المطالب والأولويات المتضاربة
يظهر نهجًا هادئًا ومنهجيًا
يطور علاقات تعاونية مع جهات اتصال رئيسية ضرورية لإنجاز المهمة
يجد طرقًا لتكثيف كميات كبيرة من المعلومات في شكل مفيد

يفضل:

يتوقع العقبات ويتصرف للتغلب عليها قبل ظهورها
يتصرف بسرعة وحسم في الأزمات
يفهم دور الفريق وكيفية المساهمة في نجاح وحدة العمل
منفتح على الملاحظات الصريحة والآفاق الجديدة والتعلم المستمر والتطوير الذاتي
يستخدم الخبرة لتحدي السياسات/المعايير الحالية بشكل فعال وتطوير تقنيات أو مناهج جديدة
يواجه المواقف الصعبة بصراحة بثقة ويتبنى دائمًا "يمكنني القيام بذلك" الموقف
يفهم الآثار المترتبة على القرارات الواسعة النطاق بشأن الميزانيات والتكاليف