كاتب الحسابات المدينة

الأدوار والمسؤوليات

يقوم بتسجيل الدخول على جهاز الكمبيوتر الخاص بالحسابات المدينة باستخدام رمز الأمان الخاص به.
يطبع تقرير التحرير اليومي للحسابات المدينة - لضمان توفر المستندات الداعمة والتحقق منها للتأكد من دقتها.
ينقل جميع رسوم/ائتمانات الحسابات المدينة التي تم فحصها إلى حساباتها الخاصة.
يطبع ويحفظ ملفات تقرير الموازنة المستندات الداعمة في ملفاتها الخاصة.
يطبع تقرير الحسابات المدينة الداخلي ويبلغ عن أي عطل إلى الرئيس.
يقوم بحفظ الحسابات المدينة يوميًا ويوقع على سجل حفظ الحسابات المدينة المحدد.
يقوم بإغلاق اليوم ويبلغ عن المبلغ القابل للتحويل إلى الحسابات المدينة إلى المدقق الليلي.
يسجل الخروج باستخدام رمز الأمان الخاص به.
يعد كشوف الحسابات حسب تكليف مدير الائتمان أو مشرف دفتر المدينة أو كبير المحاسبين.
يساعد مشرف دفتر المدينة في تسوية حسابات دفتر المدينة.
يعد قائمة خصم رواتب الموظفين في النهاية، تحت إشراف مشرف دفتر المدينة.
يعد النسخ المطلوبة من ميزان المراجعة القديم في نهاية الشهر لمراجعة الإدارة.
يتوافق مع سياسة الصحة والسلامة والنظافة في الفندق.
أداء المهام ذات الصلة والمشاريع الخاصة حسب التكليف.

الأشخاص:

تعزيز العمل الجماعي والخدمة الجيدة من خلال التواصل اليومي والتنسيق مع الأقسام الأخرى.

تجربة الضيف:

الرد بسرعة على طلبات الضيف بطريقة ودية. المتابعة لضمان رضا الضيف.

ضمان ممارسات المحاسبة ودعم تجربة الضيف من خلال خيارات الدفع (على سبيل المثال: أنظمة بطاقات الائتمان، ورسوم الغرف)، وضوابط المخزون وحل النزاعات المالية.

الأعمال المسؤولة:

الحفاظ على ممارسات المحاسبة المقبولة كما تقتضي سياسة الشركة وإجراءاتها.

اتباع جميع إجراءات السلامة.

اتباع إجراءات وأنظمة الرقابة المالية؛ الاحتفاظ بسجلات للمراجعة الداخلية والخارجية؛ ضمان الامتثال للوائح الحكومية والاتفاقيات التعاقدية.

أداء مهام أخرى حسب التكليف.

المساءلة

هذه وظيفة محاسبة في فندق كبير فاخر يقدم خدمات كاملة.

ما نحتاجه منك:

درجة البكالوريوس / مؤهل تعليمي عالٍ / ما يعادلها في المحاسبة أو المالية
أو ثلاث سنوات في المحاسبة الفندقية أو التدقيق الداخلي مع سنة واحدة في دور إشرافي
أو مزيج معادل من التعليم والخبرة
يجب أن تتحدث الإنجليزية بطلاقة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. الفوترة والمحاسبة
إنشاء الفواتير: إعداد وإصدار الفواتير للعملاء أو الزبائن مقابل المنتجات أو الخدمات المقدمة، والتأكد من دقة واكتمال جميع معلومات الفوترة.
تصحيحات الفوترة: معالجة وتصحيح أي أخطاء في الفواتير، مثل المبالغ غير الصحيحة أو أكواد الفوترة أو تفاصيل العميل.
الفوترة في الوقت المناسب: التأكد من إرسال الفواتير في الوقت المحدد وفقًا للشروط المتفق عليها والتأكد من تضمين جميع المستندات اللازمة.
2. تحصيل المدفوعات
معالجة المدفوعات: استلام المدفوعات من العملاء عبر طرق مختلفة (الشيك، وبطاقة الائتمان، والتحويل الآلي، والنقد، وما إلى ذلك)، وتسجيل المعاملات بدقة.
مراقبة المدفوعات المستحقة: مراقبة الفواتير المستحقة والتأكد من استلام المدفوعات في مواعيد الاستحقاق. قد يتضمن هذا إرسال تذكيرات أو الاتصال بالعملاء الذين لديهم حسابات متأخرة.
تسوية المدفوعات: التحقق من أن المدفوعات تتطابق مع المبالغ المستحقة وتسوية التناقضات بين المدفوعات المستلمة والفواتير المستحقة.
3. صيانة حسابات العملاء
تحديث السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة لحسابات العملاء، بما في ذلك سجلات الدفع والأرصدة ومعلومات الاتصال.
إدارة حدود الائتمان: تتبع ومراجعة حدود ائتمان العملاء، والتأكد من عدم تجاوز العملاء لحدودهم أو وضعهم قيد الانتظار بسبب مشكلات تتعلق بالائتمان.
معالجة المبالغ المستردة: التعامل مع المبالغ المستردة أو التعديلات حسب الحاجة، والتأكد من توفر جميع الوثائق والموافقات اللازمة قبل إصدار المبالغ المستردة.
4. التواصل مع العملاء
حل مشكلات الدفع: معالجة وحل أي تناقضات أو مشكلات في الفواتير أو نزاعات قد تكون لدى العملاء فيما يتعلق بفواتيرهم أو مدفوعاتهم.
استفسارات العملاء: الرد على استفسارات العملاء حول حالة حساباتهم أو شروط الدفع أو الرصيد المستحق، إما عن طريق الهاتف أو البريد الإلكتروني أو كتابيًا.
إرسال تذكيرات الدفع: التواصل مع العملاء بشأن المدفوعات المتأخرة وإصدار تذكيرات ومتابعة الحسابات المتأخرة.
5. تسوية الحسابات
تسوية الحسابات: التأكد من تسوية جميع حسابات العملاء، والتحقق من أن المدفوعات المستلمة تتوافق مع المبالغ المستحقة، وأن الحسابات دقيقة.
إعداد التقارير عن التناقضات: تحديد التناقضات بين مدفوعات العملاء وسجلات الفواتير والإبلاغ عنها إلى فريق المحاسبة لحلها.
عملية الإغلاق الشهري: المساعدة في عملية الإغلاق في نهاية الشهر أو نهاية العام، والتأكد من تسجيل جميع معاملات الحسابات المدينة بشكل صحيح.
6. إعداد التقارير
تقارير الحسابات المدينة: إعداد وصيانة تقارير أعمار الحسابات المدينة التي تتبع الأرصدة المستحقة وتصنيفها بناءً على تواريخ استحقاقها.
دعم التقارير المالية: مساعدة فريق التمويل في إنشاء التقارير المالية، وتزويدهم بالبيانات اللازمة عن الحسابات المستحقة والمدفوعات المتأخرة.