مدير المستودعات والشحن

الأدوار والمسؤوليات

تخطيط وتنفيذ استراتيجية الشحن الشاملة
استخدام برامج الشحن لتنظيم أنشطة الشحن وإعطائها الأولوية
الإشراف على عملية الشحن بأكملها
تعيين مؤشرات الأداء الرئيسية للشحن
إعداد وتقديم تقارير مؤشرات الأداء الرئيسية
اقتراح حلول لتحسين العملية
فحص الملصقات والرموز الشريطية
الإشراف على أعضاء فريق الشحن
تعيين ومراقبة ميزانية الشحن والتوزيع
بناء والحفاظ على علاقات مهنية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين ذوي الصلة (مثل المستودعات

العمال والبائعين ومديري المشتريات والموردين وما إلى ذلك)

التفاوض على أسعار أفضل
تحديد مشكلات الشحن وتنفيذ الحلول في الوقت المناسب
إنشاء وتقديم التقارير للإدارة العليا
إدارة القرارات اليومية المتعلقة بإدخال وحركة وعملية ومخرجات العمليات لضمان

زيادة الجودة ودقة المخزون والخدمة

مراقبة المقاييس اليومية والأسبوعية والشهرية للأقسام المعينة؛ تحديد وحل مشكلات التشغيل حسب الحاجة، بما في ذلك الإشراف على الإجراءات التصحيحية وعملية الانضباط التدريجي

توفير اتصالات واضحة ومتكررة لجميع الفرق فيما يتعلق بإنتاجية القسم وسياسات الشركة

وإجراءاتها

الحفاظ على مستويات توظيف كافية للأقسام المعينة لضمان تلبية مقاييس التشغيل باستمرار؛ قد

تتضمن تنسيق عروض تغيير المناوبات والبرامج ذات الصلة

التفاعل مع الموظفين بانتظام لتعزيز مستوى عالٍ من المشاركة وضمان اتباع جميع لوائح / قواعد السلامة

قيادة اجتماعات المدير الأسبوعية والشهرية لمشاركة المعلومات بما في ذلك مراجعة المقاييس ومجالات

التحسين وقضايا علاقات الموظفين والتحديثات حول المبادرات الفصلية والمشاريع ذات الصلة

تحديد وتفويض المبادرات الفصلية لأعضاء الفريق؛ وتعزيز التقدم ومراقبته لضمان تحقيق

الأهداف الفصلية

الحفاظ على مستوى عالٍ من المعرفة التشغيلية والعلاقات الإيجابية مع الموظفين من خلال العمل لمدة يوم واحد على الأقل

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المسؤوليات الرئيسية لمساعد مدير الشحن:

الإشراف على عمليات الشحن

تنسيق الشحن اليومي: المساعدة في تنظيم والإشراف على الشحن اليومي للمنتجات، والتأكد من معالجة جميع الطلبات بدقة وإرسالها في الوقت المناسب.
إدارة الموظفين: الإشراف على عمل موظفي الشحن وموظفي المستودعات والسائقين، والتأكد من التزامهم بالإجراءات المعمول بها وتحقيق أهداف الإنتاجية.
ضمان التسليم في الوقت المناسب: مراقبة جدول الشحن لضمان تسليم الطلبات في الوقت المحدد، وتتبع أي تأخيرات للتخفيف من الاضطرابات في سلسلة التوريد.
إدارة المخزون

إدارة مستويات المخزون: التنسيق مع موظفي المستودعات لتتبع مستويات المخزون والتأكد من أن المنتجات جاهزة للشحن. التأكد من أن المخزون منظم جيدًا ويسهل الوصول إليه لتلبية الطلبات بكفاءة.
وثائق الشحن: التأكد من استكمال مستندات الشحن، مثل سندات الشحن وقوائم التعبئة ونماذج الجمارك، بدقة ومرافقة جميع الشحنات.
الخدمات اللوجستية والنقل

تنسيق شركات النقل: المساعدة في إدارة العلاقات مع شركات النقل التابعة لجهات خارجية، مثل شركات الشحن وشركات الشحن. التأكد من تقليل تكاليف الشحن مع الحفاظ على معايير التسليم المطلوبة.
تحسين المسار: المساعدة في التخطيط وتحسين طرق التسليم لضمان فعالية التكلفة والتسليم في الوقت المناسب. العمل مع فرق الخدمات اللوجستية لحل أي تحديات في النقل.
خدمة العملاء

تتبع الطلبات: تزويد العملاء بمعلومات التتبع والرد على الاستفسارات المتعلقة بحالة الشحنة. حل أي مشكلات أو تناقضات تتعلق بالشحن والتسليم.
التعامل مع تناقضات الشحن: معالجة المشكلات المتعلقة بالشحنات التالفة أو المفقودة أو غير الصحيحة. العمل مع فرق المستودعات وخدمة العملاء لحل المشكلات على الفور.
الامتثال والسلامة

ضمان الامتثال: التأكد من امتثال جميع الشحنات للمتطلبات القانونية والتنظيمية، بما في ذلك اللوائح الجمركية ومعايير السلامة وقوانين الشحن الدولية.
الصحة والسلامة: التأكد من الحفاظ على منطقة الشحن في حالة آمنة، والالتزام بلوائح السلامة في مكان العمل وإرشادات الشركة. تعزيز ممارسات المناولة الآمنة للسلع والمعدات.

إعداد التقارير والتوثيق

الحفاظ على سجلات الشحن: الاحتفاظ بسجلات مفصلة لجميع الشحنات، بما في ذلك تواريخ الشحن والمحتويات وأي مستندات ذات صلة، لأغراض الامتثال والمرجع.

إعداد التقارير للإدارة العليا: المساعدة في إنشاء التقارير حول أنشطة الشحن، بما في ذلك معدلات التسليم في الوقت المحدد وتكاليف الشحن وأي مشكلات واجهتها. المساعدة في تتبع مقاييس الأداء وتقديم توصيات للتحسين.

حل المشكلات

معالجة التأخيرات: تحديد وحل المشكلات التي قد تسبب تأخيرات في الشحن أو تؤثر على جداول التسليم بسرعة. قد يشمل ذلك مشاكل مع الموردين أو تناقضات المخزون أو تأخيرات الناقل.

تحسين العمليات: البحث باستمرار عن طرق لتحسين عمليات الشحن وخفض التكاليف وزيادة الكفاءة داخل القسم.

المهارات الأساسية لمساعد مدير الشحن:

المهارات التنظيمية

القدرة على إدارة مهام متعددة وإعطاء الأولوية لأحمال العمل والوفاء بالمواعيد النهائية. غالبًا ما تنطوي عمليات الشحن على جداول زمنية ضيقة ومهام حساسة للوقت، مما يتطلب قدرات تنظيمية ممتازة.
الاهتمام بالتفاصيل

الدقة أمر بالغ الأهمية في قسم الشحن. إن التأكد من صحة الطلبات واكتمال وثائق الشحن والتعامل مع المنتجات بشكل صحيح وإرسالها يتطلب اهتمامًا كبيرًا بالتفاصيل.
حل المشكلات والتفكير النقدي

إن مهارات حل المشكلات القوية ضرورية لمعالجة تأخيرات الشحن ومشاكل المخزون والتحديات اللوجستية. إن القدرة على التفكير النقدي وحل المشكلات بسرعة ستساعد في الحفاظ على سلاسة عملية الشحن.
مهارات الاتصال

إن التواصل الواضح مع فرق المستودعات والسائقين وشركات النقل والعملاء أمر ضروري. يجب أن يكون مساعد مدير الشحن قادرًا على نقل المعلومات بدقة والتعامل مع أي استفسارات أو شكاوى من العملاء بشكل فعال.