مراقب المخزون

الأدوار والمسؤوليات

سيكون مراقب المخزون مسؤولاً عن إدارة عمليات الشراء وتجديد المنتجات التي تباع بالتجزئة. كما يكون حامل الدور مسؤولاً عن الحفاظ على مستويات المخزون ضمن الميزانية التي تحددها الشركة.

المسؤوليات:

يضمن صيانة وتحديث جميع أنظمة إدارة المخزون والمخزون بدقة، وضمن المعايير المتفق عليها
يستلم الإمدادات والمواد والمعدات المسلمة؛ ويؤكد أن البضائع المسلمة تتطابق مع مواصفات أمر الشراء من حيث الكمية والحالة ورقم الطراز وما إلى ذلك؛ ويكمل جميع المستندات اللازمة لعناصر المخزون المستلمة
يدير جميع حركات المخزون الداخلة والخارجة، ويحتفظ بسجل كامل لجميع حركات المخزون لضمان مطابقة المخزون مع مستندات النقل
يحافظ على مستويات المخزون ضمن معايير المخزون المتفق عليها؛ ويفحص المخزون المستلم والمسلم ويسلط الضوء على أي تناقض، لضمان تسجيل حركة المخزون والتحكم فيها بشكل صحيح.
يحافظ على المخزن وتخصيص مساحة للمخزون؛ التأكد من أن المخزن يلبي اللوائح المحددة
الإشراف على تنفيذ إجراءات الصحة والسلامة
التنسيق مع موظفي عمليات المتجر لتحديد وإعداد قائمة المخزون التالفة لضمان مسح المخزون المذكور وتعبئته وإرساله إلى المستودع بعد الحصول على الموافقات المطلوبة
تنفيذ عمليات العد الدورية الأسبوعية لمواد المخزون بناءً على تقارير النظام؛ المساعدة في إجراء جرد مادي كامل للمخزون سنويًا

إدارة الأفراد:

تحديد الأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية لكل عضو في الفريق وضمان التنفيذ الفعال لعملية إدارة الأداء في GMG
تطوير المواهب داخل الفريق من خلال تقديم التوجيه والتدريب لتحقيق الأهداف المحددة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. إدارة المخزون
مراقبة المخزون: تتبع مستويات المخزون بانتظام للتأكد من توفر العناصر عند الحاجة إليها وتجنب نفاد المخزون أو التخزين الزائد.
توقع المخزون: توقع احتياجات المخزون المستقبلية بناءً على اتجاهات المبيعات والتقلبات الموسمية وسجل الطلبات للحفاظ على مستويات المخزون المثلى.
تجديد المخزون: ابدأ أوامر الشراء أو اطلب تجديد المخزون عندما تنخفض المستويات عن الحد المطلوب.
2. تنظيم المخزون والتخزين
التخزين الفعّال: تأكد من تخزين المخزون بطريقة منظمة، مما يسهل تحديد موقع العناصر واسترجاعها بسرعة عند الحاجة إليها.
تدوير المخزون: تنفيذ ممارسات مثل FIFO (أول من يدخل أول من يخرج) لضمان استخدام المخزون الأقدم أولاً ومنع المنتجات من أن تصبح قديمة.
تخطيط المستودع: المساعدة في تنظيم تخطيط المستودع أو مناطق التخزين لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة وسهولة الوصول إلى العناصر ذات الطلب المرتفع.
3. عمليات تدقيق المخزون وجرده
عمليات تدقيق المخزون: إجراء عمليات تدقيق وجرد منتظمة للمخزون الفعلي للتوفيق بين مستويات المخزون الفعلية والمبالغ المسجلة في نظام المخزون.
التناقضات في المخزون: التحقيق في أي تناقضات بين المخزون الفعلي وسجلات المخزون وحلها، مثل الخسائر أو الأخطاء في إدخال المخزون.
إعداد التقارير: إعداد تقارير وتحليلات المخزون لمساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات المتعلقة بمستويات المخزون أو مشكلات سلسلة التوريد أو معدل دوران المنتج.
4. إدارة الموردين والطلبات
اتصالات الموردين: التواصل مع الموردين والبائعين لضمان تسليم المخزون في الوقت المناسب وحل أي مشكلات تتعلق بالنقص أو التأخير أو البضائع التالفة.
إدارة الطلبات: الإشراف على معالجة الطلبات وتتبع عمليات التسليم وتنسيق استلام وتخزين المنتجات الواردة.
الإرجاع والاستبدال: إدارة إرجاع أو استبدال المخزون، والتأكد من معالجة المنتجات المعيبة أو غير القابلة للبيع بشكل مناسب.
5. أنظمة وتقنيات مراقبة المخزون
برامج المخزون: استخدم برامج إدارة المخزون لتتبع وتحديث مستويات المخزون وإنشاء التقارير والمساعدة في تخطيط الطلبات.
أنظمة الباركود: قم بتنفيذ أو إدارة أنظمة مسح الباركود لتتبع المخزون بكفاءة وتقليل الأخطاء في إدارة المخزون.
استخدام التكنولوجيا: ابق على اطلاع دائم بالتطورات التكنولوجية المتعلقة بإدارة المخزون، بما في ذلك الأنظمة الآلية وتقنية تحديد الهوية بموجات الراديو.
6. الحفاظ على الصحة والسلامة والامتثال
معايير السلامة: تأكد من تخزين المخزون وفقًا للوائح الصحة والسلامة، بما في ذلك ممارسات وضع العلامات والمناولة والتخزين المناسبة للعناصر الخطرة أو القابلة للتلف.
الامتثال التنظيمي: تأكد من الامتثال لمعايير الصناعة واللوائح الحكومية المتعلقة بإدارة المخزون، وخاصة في القطاعات ذات المتطلبات التنظيمية الصارمة (على سبيل المثال، الأدوية والأغذية وما إلى ذلك).

المهارات الأساسية لمراقب المخزون:
1. الاهتمام بالتفاصيل
الدقة في حفظ السجلات: القدرة على تتبع مستويات المخزون بدقة، ومنع الأخطاء في سجلات المخزون، وضمان معالجة جميع التناقضات على الفور.
مهارات إدخال البيانات: مهارات إدخال البيانات الدقيقة والفعّالة لتحديث وصيانة سجلات المخزون وأنظمة المخزون.
2. المهارات التنظيمية
الأنظمة الفعّالة: مهارات تنظيمية قوية للحفاظ على نظام جرد منظم، سواء ماديًا في مناطق التخزين أو رقميًا في أنظمة إدارة المخزون.
إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة المسؤوليات المتعددة، وخاصة في البيئات سريعة الخطى.
3. مهارات حل المشكلات
اختلافات المخزون: القدرة على التحقيق في وحل الاختلاف في مستويات المخزون، سواء بسبب الأخطاء أو السرقة أو التلف.
مشكلات سلسلة التوريد: حل المشكلات التي قد تنشأ في سلسلة التوريد، مثل التأخير أو الإفراط في التخزين أو نقص المخزون.
4. مهارات الاتصال
التعاون الجماعي: القدرة على العمل بشكل فعال مع الإدارات الأخرى (مثل المشتريات والمبيعات والمستودعات) لضمان عمليات جرد سلسة.
علاقات الموردين: التواصل القوي مع الموردين والبائعين لحل المشكلات وضمان التسليم في الوقت المناسب للمخزون.
إعداد التقارير: القدرة على إعداد تقارير واضحة وموجزة وتقديم تحديثات حول مستويات المخزون للإدارة.
5. المهارات التحليلية والتنبؤية
تحليل الطلب: القدرة على تحليل اتجاهات المبيعات والبيانات الأخرى للتنبؤ باحتياجات المخزون المستقبلية وضمان توافق مستويات المخزون مع الطلب.
تحليل المشكلات: المهارة في تحديد الاتجاهات أو المشكلات المتكررة داخل عمليات المخزون وتقديم حلول لتحسين التحكم في المخزون.
6. الكفاءة التكنولوجية
أنظمة إدارة المخزون: الكفاءة في استخدام برامج إدارة المخزون (مثل SAP أو Oracle أو الأنظمة المخصصة) لإدارة مستويات المخزون ومعالجة الطلبات وإنشاء التقارير.
مهارات تكنولوجيا المعلومات الأساسية: الراحة في استخدام جداول البيانات (مثل Excel) والأدوات الرقمية الأخرى لتتبع وإدارة بيانات المخزون.