موظف إداري

الأدوار والمسؤوليات

يلعب الموظف الإداري دورًا حاسمًا في ضمان التشغيل السلس للمكتب أو القسم من خلال إدارة المهام الإدارية ودعم الموظفين وضمان العمليات التنظيمية الفعّالة. فيما يلي المهارات الأساسية المطلوبة لدور الموظف الإداري:

1. المهارات التنظيمية
إدارة المهام: تنسيق وظائف المكتب المختلفة مثل الجدولة والمراسلات وإدارة المشاريع.
حفظ السجلات: الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة للملفات والمستندات والاتصالات.
إدارة الوقت: إعطاء الأولوية للمهام المتعددة وإدارة المواعيد النهائية لضمان التشغيل الفعّال للمكتب.
2. مهارات الاتصال
التواصل اللفظي: التفاعل مع الموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين بوضوح واحترافية.
التواصل الكتابي: كتابة رسائل بريد إلكتروني وتقارير ومذكرات واضحة وموجزة وصحيحة لغويًا.
المهارات الشخصية: بناء علاقات عمل قوية والحفاظ على بيئة إيجابية وتعاونية.
3. حل المشكلات واتخاذ القرار
استكشاف الأخطاء وإصلاحها: تحديد المشكلات المتعلقة بالمكتب وحلها، مثل تعارضات الجدولة أو أعطال المعدات.
اتخاذ القرار: اتخاذ القرارات في الوقت المناسب بناءً على المعلومات المتاحة للحفاظ على سير عمليات المكتب بسلاسة.
4. الاهتمام بالتفاصيل

الدقة: ضمان إكمال جميع المهام، من إعداد المستندات إلى إدخال البيانات، بدقة.

الاتساق: الحفاظ على السجلات والاتصالات والعمليات المتسقة لضمان الموثوقية.
5. المهارات الفنية
إتقان برامج المكتب: استخدام مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) أو Google Workspace (Docs وSheets وGmail) بشكل فعال.

إدارة قواعد البيانات: إدارة قواعد البيانات أو أنظمة الملفات وتنظيمها للاسترجاع السريع للمعلومات.

استكشاف أخطاء تكنولوجيا المعلومات الأساسية وإصلاحها: القدرة على حل المشكلات الفنية البسيطة (على سبيل المثال، أعطال الطابعة أو خلل في البرامج).
6. السرية والتكتم
التعامل مع المعلومات الحساسة: التعامل مع المسائل السرية، مثل سجلات الموظفين أو الميزانيات أو العقود، باحترافية.

الثقة: الحفاظ على السرية والنزاهة في جميع جوانب الدور.
7. إدارة الوقت والموارد
تعدد المهام: إدارة مهام مختلفة، من التعامل مع المكالمات الهاتفية إلى جدولة الاجتماعات، دون فقدان التركيز.
تخصيص الموارد: إدارة اللوازم المكتبية، والتأكد من تجهيز مكان العمل وتنظيمه بشكل جيد.
الجدولة: تنسيق الاجتماعات والأحداث والمواعيد للمديرين أو المسؤولين التنفيذيين.
8. القيادة وإدارة الفريق
الإشراف: الإشراف على الموظفين الإداريين المبتدئين أو الفرق، وتعيين المهام، وضمان إنجاز الواجبات في الوقت المناسب.
التعاون: العمل بشكل وثيق مع مختلف الإدارات أو الفرق لضمان سير العمل بسلاسة وإكمال المشروع.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المسؤوليات الأساسية:

العمل بشكل وثيق مع الفرق متعددة الوظائف في إدارة المحفظة بما في ذلك خطط الميزانية وإدارة الأصول

المساعدة والتنسيق في إعداد التقارير الشهرية والربع سنوية والسنوية لتتبع تجديد وإعادة تصور المتاجر.

قيادة وتنفيذ الانتقال السلس من "نظام إدارة بيانات الإيجار" اليدوي إلى نظام إدارة بيانات الإيجار المستند إلى الويب
قيادة وضمان الإدارة الدقيقة وحفظ السجلات لجميع الإيجارات والعقود الإيجارية
الدعم في أنشطة التأجير، على سبيل المثال جمع الضمانات المصرفية، ودفعات الودائع، ومعلومات الحالة التجارية
متطلبات الوظيفة:

خبرة لا تقل عن 0-1 سنة في مجال ذي صلة
Microsoft (Word، Excel، Powerpoint)
لاعب فريق جيد، ومهارات تواصل وتواصل قوية، وقادر على العمل مع أصحاب المصلحة عبر وحدات الأعمال المختلفة والبلدان والثقافات.
المبادرة القوية، والاستقلال الكبير في العمل في بيئة سريعة الخطى
التحدث والكتابة باللغة الإنجليزية أمر ضروري
سيتم النظر فقط في المرشحين الذين يمكنهم تزويدنا بخلاصة القيد الوطنية لدولة الإمارات العربية المتحدة (خلاصة القيد) لهذا الدور.