مساعد مدير المشتريات

الأدوار والمسؤوليات

يلعب مساعد المدير - المشتريات دورًا رئيسيًا في إدارة أنشطة التوريد وتطوير خطط الفئات وضمان توافق المشتريات مع احتياجات العمل. تحت إشراف مدير المشتريات، يتعامل هذا الدور بشكل مستقل مع العطاءات، ويدعم تطوير استراتيجيات التوريد، ويقود مبادرات المشتريات لتحقيق وفورات التكلفة، وتخفيف المخاطر، وتعزيز أداء الموردين. يتعاون مساعد المدير مع أصحاب المصلحة في جميع أنحاء الشركة لضمان تنفيذ المشتريات بكفاءة والتحسين المستمر للعمليات.

وصف الوظيفة

1. تطوير وتنفيذ استراتيجيات التوريد للفئات المعينة لتتوافق مع أهداف العمل.

2. قيادة عمليات العطاءات من البداية إلى النهاية، بما في ذلك تحديد الموردين وتطوير طلبات الشراء وتقييم العطاءات والتفاوض على العقود.

3. إجراء تحليل مفصل للإنفاق وأبحاث السوق لتحديد فرص توفير التكاليف وإبلاغ خطط الفئات.

4. دعم تطوير استراتيجيات الفئات من خلال جمع البيانات حول اتجاهات الإنفاق وأداء الموردين وظروف السوق.

5. التعاون مع وحدات الأعمال لفهم متطلبات المشتريات وترجمتها إلى خطط توريد قابلة للتنفيذ.

6. إدارة علاقات الموردين، وضمان تلبية الأداء لمؤشرات الأداء الرئيسية واتفاقيات مستوى الخدمة المتفق عليها، ودفع مبادرات التحسين المستمر.

7. تحديد المخاطر في سلسلة التوريد ومعالجتها، وتنفيذ استراتيجيات التخفيف لحماية العمليات التجارية.

8. ضمان التزام عمليات الشراء بالسياسات ومعايير الامتثال وأفضل الممارسات.

9. تتبع وإعداد تقارير عن مقاييس الشراء الرئيسية، مثل توفير التكاليف وأداء الموردين والامتثال.

إدارة الأفراد

1. تقديم التوجيه والإرشاد لأعضاء الفريق المبتدئين، للمساعدة في تطوير مهاراتهم وخبراتهم في مجال المشتريات.

2. تعزيز التعاون القوي بين الفرق الداخلية للتوافق على مبادرات المشتريات وضمان التنفيذ السلس للمشروع.

3. التنسيق مع أصحاب المصلحة المتعددين الوظائف لإدارة أنشطة المشتريات وحل المشكلات على الفور

الكفاءات الوظيفية/الفنية

فهم قوي للمصادر الاستراتيجية وإدارة الفئات وعمليات المناقصات.

المهارات التحليلية لإجراء تحليل الإنفاق وتقييم الموردين ومقارنة السوق.

الكفاءة في التفاوض على العقود وإدارة أداء الموردين.

الخبرة في أنظمة المشتريات ومنصات تخطيط موارد المؤسسات لإدارة أنشطة التوريد وبيانات المشتريات.

معرفة سياسات المشتريات وأطر الامتثال واستراتيجيات إدارة المخاطر.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. المعرفة بالمشتريات والتوريد
اختيار الموردين: تحديد الموردين واختيارهم بناءً على عوامل مثل السعر والجودة وقدرات التسليم.

أبحاث السوق: إجراء أبحاث السوق لتحديد الموردين المحتملين وتقييم المنافسة على السلع والخدمات.

التفاوض على العقود: المساعدة في التفاوض على الشروط والأحكام مع الموردين لضمان التسعير المواتي وشروط التسليم ومعايير الجودة.

فهم سلسلة التوريد: فهم عملية سلسلة التوريد بأكملها، من التوريد إلى التسليم، وإدارة أي مخاطر ذات صلة.

2. إدارة التكاليف والميزانية

تحسين التكاليف: ضمان فعالية عملية المشتريات من حيث التكلفة مع الحفاظ على معايير الجودة.

إدارة الميزانية: المساعدة في إنشاء ميزانيات المشتريات ومراقبتها، وضمان بقاء المشتريات ضمن الحدود الميزانية.

التحليل المالي: تحليل اتجاهات الأسعار والتكلفة، وتقييم الاستقرار المالي للموردين، والتوصية باستراتيجيات لتقليل تكاليف المشتريات.

3. إدارة علاقات الموردين
بناء شراكات الموردين: تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع الموردين لضمان الموثوقية والجودة والتسليم في الوقت المناسب.
مراقبة أداء الموردين: تتبع أداء الموردين، ومعالجة أي مشكلات تتعلق بالجودة أو التسليم أو التسعير، والعمل على التحسين المستمر.
حل النزاعات: التعامل مع نزاعات الموردين أو مشكلاتهم بطريقة مهنية وبناءة للحفاظ على علاقة عمل إيجابية.
4. مهارات التفاوض
التفاوض على الأسعار: المساعدة في التفاوض على شروط وأحكام التسعير لضمان أفضل الصفقات الممكنة للمنظمة.
شروط العقد: التفاوض على شروط العقد المواتية، مثل جداول الدفع وجداول التسليم والضمانات، للتخفيف من المخاطر وضمان المعاملات السلسة.
حل المشكلات: معالجة أي تحديات تفاوضية مع الموردين والعمل على إيجاد حلول مفيدة للطرفين.
5. سلسلة التوريد وإدارة المخزون
التحكم في المخزون: المساعدة في إدارة مستويات المخزون لضمان عدم وجود فائض أو نفاد المخزون، وتحسين تدفق المواد والسلع.
التنبؤ بالطلب: التعاون مع الإدارات الأخرى للتنبؤ بالطلب والتخطيط لاحتياجات المشتريات وفقًا لذلك، وضمان توافر السلع والمواد في الوقت المناسب.
تنسيق الخدمات اللوجستية: التأكد من تسليم البضائع في الوقت المحدد ووفقًا للشروط المتفق عليها، وتنسيق احتياجات الخدمات اللوجستية والنقل.
6. الامتثال وإدارة المخاطر
الامتثال التنظيمي: التأكد من امتثال ممارسات الشراء للقوانين واللوائح والسياسات الداخلية ذات الصلة، بما في ذلك معايير الصحة والسلامة، والتوريد الأخلاقي، والبيئة.
التخفيف من المخاطر: تحديد مخاطر الشراء المحتملة، مثل تأخير الموردين، أو مشكلات الجودة، أو العوامل الجيوسياسية، ووضع استراتيجيات للتخفيف من هذه المخاطر.
التدقيق والتقارير: المساعدة في عمليات تدقيق أنشطة الشراء وضمان إعداد تقارير دقيقة وشفافة لعمليات الشراء.
7. تحليل البيانات وإعداد التقارير
إعداد تقارير الشراء: المساعدة في إعداد تقارير الشراء، وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وتقديم البيانات إلى الإدارة لاتخاذ القرار.
اتخاذ القرار بناءً على البيانات: استخدام البيانات والتحليلات لدعم قرارات الشراء، ومراقبة أداء الموردين، وتحديد فرص توفير التكاليف.
مراقبة أداء العقود: تقييم أداء العقود والموردين بناءً على مقاييس رئيسية مثل وقت التسليم وجودة المنتج والتكلفة.