Reception Administrator

الأدوار والمسؤوليات

الكفاءات الشخصية:

مهارات اتصال متطورة - مشاركة المعلومات والمعرفة
حكم سليم وحسم
مستوى عال من الثقة والتقدير والسرية
القدرة على العمل تحت الضغط.
يتقن اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة.
منظم جيدًا ولاعب فريق
يحدد النغمة في المكتب من خلال مستوى عالٍ من الكفاءة في التعامل مع المهام والتعامل مع الأشخاص وخلق جو احترافي بشكل عام.

مؤشرات الأداء الرئيسية:

تسير العمليات الإدارية في المكتب بكفاءة وفعالية.
تشجع العمل الجماعي والتعاون.
تنفذ خطة عمل فردية.
دقة وصحة المستندات والأنظمة

ما نقدمه

نحن نقدم ثقافة مهنية وودية وشاملة تستند إلى قيمنا الأساسية المتمثلة في السلامة والعمل الجماعي والاحترام والنزاهة.

نحن ملتزمون بنجاح موظفينا ولهذا السبب نريد خلق أفضل تجربة للموظفين تدعم كل عضو في جميع مراحل حياتهم المهنية.

راتب تنافسي
حزمة مزايا شاملة؛ معاش تقاعدي، تأمين طبي، حماية الدخل، 22 يوم إجازة مع خيار شراء 4 أسابيع إضافية
إجازة أبوية معززة
مزايا طوعية مصممة لتناسب نمط حياتك - ركوب الدراجة للعمل، عضوية صالة الألعاب الرياضية المخفضة، قرض تذكرة الموسم، خصومات على فصول البيع بالتجزئة والعافية
الوصول إلى مجموعات شبكة الموظفين لدينا، والتي تمثل كل فرع من التنوع وتسمح للزملاء بالتواصل والتعلم من بعضهم البعض على منصة مفتوحة وشاملة
موارد وأدوات الرفاهية، وإظهار التزامنا بالرفاهية من خلال التسجيل في التزام الصحة العقلية في العمل
عمل مرن بقيادة الفريق
فرص لتنمية مهاراتك وتشكيل حياتك المهنية نحو الخبرة الفنية، وتطوير السوق أو قيادة عمل أو فريق
فريق دولي متعدد الثقافات من الأفراد المتحفزين للغاية
برنامج إحالة مثير؛ احضر الناس معك!

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يلعب مسؤول الاستقبال دورًا رئيسيًا في إدارة مكتب الاستقبال وتقديم الدعم الإداري للمؤسسة. إنهم بمثابة نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء والمتصلين. يتطلب المنصب مزيجًا من مهارات خدمة العملاء والتنظيم والاتصال. فيما يلي تفصيل للمهارات والمسؤوليات الأساسية لمسؤول الاستقبال:

1. مهارات خدمة العملاء
التواصل: القدرة على التحدث بوضوح واحترافية مع العملاء والزوار والموظفين، سواء شخصيًا أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.

المهارات الشخصية: القدرة على بناء علاقة طيبة مع الزوار والموظفين، وجعلهم يشعرون بالترحيب والتقدير.

حل المشكلات: القدرة على التعامل مع المشكلات أو المخاوف التي قد تنشأ في مكتب الاستقبال وحلها بهدوء وكفاءة.

2. المهارات التنظيمية
تعدد المهام: إدارة مهام متعددة في وقت واحد، مثل الرد على المكالمات، وترحيب الزوار، وجدولة المواعيد، وإدارة اللوازم المكتبية.

إدارة الوقت: إدارة الوقت بكفاءة وتحديد أولويات المهام لضمان سير العمل بسلاسة في مكتب الاستقبال.
الاهتمام بالتفاصيل: التأكد من تسجيل جميع المواعيد والتسليمات والرسائل بشكل صحيح، وصيانة أنظمة المكتب بدقة.
3. المهارات الإدارية
الجدولة وإدارة التقويم: تنسيق المواعيد والاجتماعات وحجز الغرف للموظفين أو الزوار.
إدخال البيانات وحفظ السجلات: الحفاظ على سجلات دقيقة، مثل سجلات الزوار وبيانات العملاء وجداول المواعيد.
التعامل مع معدات المكتب: الكفاءة في استخدام معدات المكتب مثل آلات النسخ وأجهزة الفاكس وأنظمة البريد.
إدارة المستندات: إدارة المستندات والملفات والمراسلات، والتأكد من تنظيمها وإمكانية الوصول إليها.
4. المهارات الفنية
إتقان برامج المكتب: الخبرة في أدوات برامج المكتب الأساسية مثل Microsoft Office (Word وExcel وOutlook) أو Google Workspace (Docs وSheets وGmail).
أنظمة الهاتف: الإلمام بأنظمة الهاتف المكتبية، بما في ذلك إعادة توجيه المكالمات والبريد الصوتي وتحويل المكالمات.
برامج الاستقبال: الإلمام ببرامج الحجز أو الجدولة أو إدارة الزوار (على سبيل المثال، Onelogin أو Skedda أو منصات مماثلة).
5. الاهتمام بالصحة والسلامة
بروتوكولات الصحة والسلامة: التأكد من أن منطقة الاستقبال تتوافق مع لوائح الصحة والسلامة، بما في ذلك إدارة وصول الزوار وإجراءات الطوارئ.
الوعي الأمني: الوعي ببروتوكولات الأمن للزوار أو الطرود أو عمليات التسليم التي تدخل المبنى.
6. الاحتراف
العرض: الحفاظ على منطقة استقبال نظيفة ومنظمة ومرحبة.
الالتزام بالمواعيد: الوصول في الوقت المحدد والحفاظ على حضور ثابت في مكتب الاستقبال.
السرية: ضمان سرية المعلومات الحساسة عند التعامل مع العملاء أو الموظفين أو المستندات.
7. التواصل وإعداد التقارير
المراسلات: التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو الرسائل وتوجيهها إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة.
إعداد التقارير: تقديم تقارير منتظمة إلى الإدارة حول الزوار أو الاستفسارات الهاتفية أو الأنشطة المكتبية الأخرى ذات الصلة.
8. العمل الجماعي والتعاون
العمل مع أقسام مختلفة: التعاون مع أقسام أخرى لضمان التواصل السلس، سواء كان ذلك لجدولة الاجتماعات أو إدارة عمليات التسليم أو دعم المهام الإدارية.

دعم الموظفين الآخرين: مساعدة الزملاء في المهام الإدارية حسب الحاجة، مثل تنظيم الاجتماعات أو معالجة النماذج أو تنسيق ترتيبات السفر.

9. المهارات الشخصية
الصبر والهدوء: التعامل مع المواقف الصعبة أو الزوار المحبطين بهدوء واحترافية.

القدرة على التكيف: التكيف مع المهام أو الاحتياجات المتغيرة في بيئة مكتبية سريعة الخطى.

الموقف الإيجابي: الحفاظ على موقف ودي وسهل التعامل ومتحمس، مما يساعد على خلق جو ترحيبي.

10. حل المشكلات واتخاذ القرار
التعامل مع حالات الطوارئ: الاستعداد للتعامل مع حالات الطوارئ، مثل تدريبات الحرائق أو الحوادث الطبية أو المواقف العاجلة الأخرى، ومعرفة الإجراءات التي يجب اتباعها.