مساعد إداري

الأدوار والمسؤوليات

أساسي:

شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها
من سنة إلى سنتين عمل كسكرتيرة أو مساعدة إدارية
مهارات تنظيمية ممتازة
إجادة استخدام الكمبيوتر
القدرة على أداء مهام متعددة والعمل تحت الضغط

مطلوب:

المعرفة باستخدام نظام العلاقات العامة (EPRO)
رخصة قيادة سارية المفعول في الإمارات العربية المتحدة
خبرة سابقة لمدة عامين في العمل في مجال الموارد البشرية
المعرفة الأساسية بقانون العمل في الإمارات العربية المتحدة
درجة البكالوريوس أو درجة الزمالة أو ما يعادلها

يلعب المساعد الإداري دورًا حيويًا في تقديم الدعم التنظيمي والإداري للأفراد أو الفرق أو الأقسام داخل الشركة. غالبًا ما يكونون مسؤولين عن التعامل مع مجموعة واسعة من المهام، بما في ذلك الجدولة والمراسلات وإدارة المكتب وإدخال البيانات وضمان سير العمل في المكتب بسلاسة على أساس يومي. في حين أن المهام المحددة يمكن أن تختلف حسب الشركة والصناعة، فإليك المهارات والمسؤوليات الأساسية للمساعد الإداري:

1. المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام وإدارة المسؤوليات المتعددة بكفاءة، غالبًا في ظل مواعيد نهائية ضيقة.

إدارة التقويم: جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين أو الفرق، والتأكد من عدم وجود تعارضات في الجدول الزمني.

إدارة الملفات: تنظيم وصيانة الملفات المادية والإلكترونية، مما يسهل استرداد المستندات عند الحاجة.

تنسيق المهام: التأكد من تتبع المشاريع والمهام، والوفاء بالمواعيد النهائية، وإبقاء أعضاء الفريق في الموعد المحدد.

2. مهارات الاتصال
التواصل المكتوب: صياغة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمذكرات والمستندات الأخرى بوضوح واحترافية.
التواصل اللفظي: الرد على الهواتف والرد على الاستفسارات والتعامل مع الاتصالات الداخلية والخارجية، وضمان تمثيل إيجابي للشركة.

المهارات الشخصية: العمل كنقطة اتصال للموظفين أو العملاء أو الزوار، وإظهار الاحتراف واللباقة والمساعدة في جميع التفاعلات.

3. مهارات الكمبيوتر والتقنية

إتقان برامج المكتب: إتقان برامج إنتاجية المكتب مثل Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وGoogle Workspace أو أدوات أخرى خاصة بالصناعة.

إدخال البيانات وإدارة قواعد البيانات: إدخال البيانات بدقة في جداول البيانات أو قواعد بيانات الشركة، وتتبع المعلومات، وإنشاء التقارير حسب الحاجة.

استكشاف أخطاء التكنولوجيا وإصلاحها: استكشاف الأخطاء وإصلاحها الأساسية لمعدات المكتب (مثل الطابعات والناسخات وأنظمة الهاتف) أو أدوات البرامج لتقليل وقت التوقف عن العمل.

المحاسبة الأساسية/المحاسبة: التعامل مع الفواتير أو تقارير النفقات أو إدارة النقدية الصغيرة، حسب نطاق الدور.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يلعب المساعد الإداري دورًا حيويًا في تقديم الدعم التنظيمي والإداري للأفراد أو الفرق أو الأقسام داخل الشركة. غالبًا ما يكونون مسؤولين عن التعامل مع مجموعة واسعة من المهام، بما في ذلك الجدولة والمراسلات وإدارة المكتب وإدخال البيانات وضمان سير العمل في المكتب بسلاسة على أساس يومي. في حين أن المهام المحددة يمكن أن تختلف حسب الشركة والصناعة، فإليك المهارات والمسؤوليات الأساسية للمساعد الإداري:

1. المهارات التنظيمية
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام وإدارة المسؤوليات المتعددة بكفاءة، غالبًا في ظل مواعيد نهائية ضيقة.

إدارة التقويم: جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين أو الفرق، والتأكد من عدم وجود تعارضات في الجدول الزمني.

إدارة الملفات: تنظيم وصيانة الملفات المادية والإلكترونية، مما يسهل استرداد المستندات عند الحاجة.

تنسيق المهام: التأكد من تتبع المشاريع والمهام، والوفاء بالمواعيد النهائية، وإبقاء أعضاء الفريق في الموعد المحدد.

2. مهارات الاتصال
التواصل المكتوب: صياغة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمذكرات والمستندات الأخرى بوضوح واحترافية.
التواصل اللفظي: الرد على الهواتف والرد على الاستفسارات والتعامل مع الاتصالات الداخلية والخارجية، وضمان تمثيل إيجابي للشركة.

المهارات الشخصية: العمل كنقطة اتصال للموظفين أو العملاء أو الزوار، وإظهار الاحتراف واللباقة والمساعدة في جميع التفاعلات.

3. مهارات الكمبيوتر والتقنية

إتقان برامج المكتب: إتقان برامج إنتاجية المكتب مثل Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وGoogle Workspace أو أدوات أخرى خاصة بالصناعة.

إدخال البيانات وإدارة قواعد البيانات: إدخال البيانات بدقة في جداول البيانات أو قواعد بيانات الشركة، وتتبع المعلومات، وإنشاء التقارير حسب الحاجة.

استكشاف أخطاء التكنولوجيا وإصلاحها: استكشاف الأخطاء وإصلاحها الأساسية لمعدات المكتب (مثل الطابعات والناسخات وأنظمة الهاتف) أو أدوات البرامج لتقليل وقت التوقف عن العمل.

المحاسبة الأساسية/المحاسبة: التعامل مع الفواتير أو تقارير النفقات أو إدارة النقدية الصغيرة، حسب نطاق الدور.