كبير مسؤولي مراقبة الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

معالجة نوع واحد أو أكثر من أنواع المستندات من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا لإجراءات وإرشادات محددة جيدًا. التأكد من تلبية متطلبات التحكم في المستندات المحددة مسبقًا (على سبيل المثال، نظام ترقيم المستندات الذي سيتم استخدامه؛ وعدد التوقيعات المطلوبة للحصول على موافقات معينة، وما إلى ذلك) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.
استلام وتتبع ومراقبة المستندات باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات، والحفاظ على قواعد البيانات، وإنتاج السجلات والإرساليات والتقارير الأخرى حسب الحاجة. إدخال البيانات وإنتاج التقارير باستخدام أتمتة المكاتب القياسية الأخرى أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم.
مسح المستندات للتخزين الإلكتروني.
الحفاظ على نظام توزيع البيانات المحدد والجدول الزمني للمشروع المخصص بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والمورد. تسريع المراجعة والموافقة على التوقيعات وإصدار المستندات الخاصة بالموردين والمستندات المنتجة داخليًا.
قد يؤدي بعض المهام الكتابية مثل الكتابة الخفيفة، والتصنيف، والرد على الهواتف، وخدمة الرسائل، وما إلى ذلك.
مساعدة موظفي التحكم في المستندات المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.
يؤدي مهام أخرى تتناسب مع المستوى الوظيفي والمسؤوليات.
يساهم كلاعب فريق مدفوع بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.
يؤدي مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.

ما هي المهارات المطلوبة التي ستجلبها

شهادة الثانوية العامة (أو ما يعادلها).
يفضل 3 سنوات من الخبرة العملية ذات الصلة، بما في ذلك 2+ سنة من الخبرة السابقة في التحكم في المستندات.
نرحب أيضًا بالخريجين الجدد للتقدم.
إتقان MS Office مع خبرة في Microsoft Word و PowerPoint و Excel.
ستتطلب المهام معرفة عملية بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.
مهارات جيدة في التواصل الشفهي والكتابي والتنظيمي والشخصي، بالإضافة إلى القدرة على التفاعل بشكل فعال مع موظفي المشروع والإدارة.
يجب أن يكون من مواطني دولة الإمارات العربية المتحدة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة أمر بالغ الأهمية لمراجعة وإدارة المستندات لتجنب الأخطاء وضمان الامتثال.

المهارات التنظيمية: القدرة على تصنيف المستندات وتخزينها واسترجاعها بكفاءة أمر حيوي للحفاظ على النظام في إدارة المستندات.

المعرفة بأنظمة إدارة المستندات: الكفاءة في البرامج مثل SharePoint أو DocuWare أو أنظمة إدارة المحتوى الأخرى ضرورية لتتبع المستندات وإدارتها.

إدارة الملفات: فهم أنظمة الملفات، سواء المادية أو الرقمية، لضمان سهولة الوصول إلى المستندات وتأمينها.

مهارات الاتصال: مهارات الاتصال الكتابية والشفوية القوية مهمة للتعاون مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.

إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية، وخاصة عند إدارة مستندات أو مشاريع متعددة.

مهارات حل المشكلات: تحديد المشكلات في سير عمل المستندات وتنفيذ الحلول لتحسين الكفاءة.

معرفة الامتثال واللوائح: فهم اللوائح الخاصة بالصناعة المتعلقة بإدارة المستندات، مثل معايير ISO.

الكفاءة الفنية: المهارات الأساسية في تطبيقات البرامج (مثل Microsoft Office) والتعرف على إدخال البيانات والأدوات الرقمية.

التعاون الجماعي: القدرة على العمل بشكل فعال مع الفرق والأقسام المختلفة لضمان دقة المستندات وإمكانية الوصول إليها.