مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

تحت الإشراف العام، يقوم بأداء مهام إدارية وفنية أساسية مختلفة لدعم المشروع. تتطلب المهام مهارات الكمبيوتر الأساسية.

مسؤوليات محددة

يسجل (إما يدويًا أو إلكترونيًا) وينسخ ويوزع مستندات المشروع و/أو الهندسة المختلفة.
يحافظ على الملفات المحددة للاحتفاظ بمستندات المشروع.
يفحص المستندات للتخزين الإلكتروني.
قد يؤدي بعض المهام الإدارية مثل الكتابة الخفيفة، والتصنيف، والرد على الهواتف، وخدمة الرسائل، وما إلى ذلك.
يساعد في تحديث الأدلة والفهرس للمشروع المخصص.
يسجل (إما يدويًا أو إلكترونيًا) ويوجه عمليات الفحص متعددة التخصصات وبيانات الموردين.
يتعرف على عملية الطلب للمشروع المخصص، بما في ذلك التحضير والموافقة.
يساعد في أنشطة إغلاق المشروع، حسب الحاجة. يحزم صناديق السجلات للشحن إلى مخزن العميل أو موقع البناء.
يجهز الطرود للشحن خارج الموقع.
يؤدي مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.
يساهم كلاعب فريق مدفوع بالمواعيد النهائية ويعمل بشكل جيد مع الآخرين.

التعليم/الخبرة

شهادة الثانوية العامة (أو ما يعادلها) وخبرة عمل ذات صلة لا تقل عن 4 سنوات.

المهارات/الكفاءات

يتطلب معرفة أساسية بممارسات المكتب العامة، بالإضافة إلى إلمام بنظام التشغيل MS Windows وبرامج معالجة النصوص وجداول البيانات وقواعد البيانات ذات الصلة.
قد تتطلب بعض المهام إلمامًا بنظام إدارة المستندات الإلكترونية.
كما يتطلب الأمر فهم كيفية تحديد الرسومات والمستندات الهندسية الفنية الأخرى والتعامل معها.
تعد مهارات الاتصال الشفهي والكتابي الجيدة شرطًا أساسيًا.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة أمر بالغ الأهمية لمراجعة وإدارة المستندات لتجنب الأخطاء وضمان الامتثال.

المهارات التنظيمية: القدرة على تصنيف المستندات وتخزينها واسترجاعها بكفاءة أمر حيوي للحفاظ على النظام في إدارة المستندات.

المعرفة بأنظمة إدارة المستندات: الكفاءة في البرامج مثل SharePoint أو DocuWare أو أنظمة إدارة المحتوى الأخرى ضرورية لتتبع المستندات وإدارتها.

إدارة الملفات: فهم أنظمة الملفات، سواء المادية أو الرقمية، لضمان سهولة الوصول إلى المستندات وتأمينها.

مهارات الاتصال: مهارات الاتصال الكتابية والشفوية القوية مهمة للتعاون مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.

إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية، وخاصة عند إدارة مستندات أو مشاريع متعددة.

مهارات حل المشكلات: تحديد المشكلات في سير عمل المستندات وتنفيذ الحلول لتحسين الكفاءة.

معرفة الامتثال واللوائح: فهم اللوائح الخاصة بالصناعة المتعلقة بإدارة المستندات، مثل معايير ISO.

الكفاءة الفنية: المهارات الأساسية في تطبيقات البرامج (مثل Microsoft Office) والتعرف على إدخال البيانات والأدوات الرقمية.

التعاون الجماعي: القدرة على العمل بشكل فعال مع الفرق والأقسام المختلفة لضمان دقة المستندات وإمكانية الوصول إليها.