مساعد إداري

الأدوار والمسؤوليات

تبحث شركة بارسونز عن مساعد إداري موهوب بشكل مذهل للانضمام إلى فريقنا!

المسؤوليات

ما ستقوم به:

جمع الإحصائيات والبيانات العامة؛ ومراجعة هذه المعلومات ودمجها في تقارير ثابتة لاستخدامها داخل الوحدة وخارجها. قد يطور تقارير جديدة أو يراجع التقارير الحالية، حسب التوجيهات. قد تكون هذه التقارير بتنسيقات جدول بيانات أو رسوم بيانية، أو بأسلوب سردي.
قد يكون مسؤولاً عن التحقق من البيانات المجمعة، مثل مطابقة فواتير الموردين مع نسخ الملفات. توزيع التقارير حسب توجيهات المشرف المباشر.
إنشاء المراسلات والتقارير التي لا تتطلب الاهتمام الشخصي للمشرف المباشر.
الرد على الهاتف، وتلقي الرسائل ونقلها. استلام البريد وفرزه وتوزيعه.
قد ينشئ ويحافظ على سجلات المعدات، بما في ذلك سجل تواريخ خدمة المعدات. قد يبدأ طلبات الخدمة.
قد يحصل على البيانات الأساسية لاستكمال ميزانية النفقات العامة للوحدة وإعداد التقارير المتكررة المرتبطة بها. قد ينتج تسوية أولية حسب الاقتضاء.
قد ينسق متطلبات المساحة المادية للوحدة المخصصة. يقوم ببدء طلبات الحصول على أجهزة الكمبيوتر والهواتف، ويقوم بتحديث دليل الشركة حسب الاقتضاء.
قد يقوم بشكل دوري بإعداد تقرير إشغال حسب المشروع أو جمع المعلومات لاستكمال تقارير التوظيف للوحدة و/أو العديد من المشاريع، حسب توجيهات المشرف المباشر.
يقوم بأداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

ما المهارات المطلوبة التي ستجلبها

درجة جامعية أو دبلومة من مؤسسة معترف بها
من الأفضل أن تكون لديك خبرة لمدة 3 سنوات في الأدوار الإدارية
خبرة في برامج المكاتب مثل البريد الإلكتروني ومعالجة الكلمات وجداول البيانات والرسومات وقواعد البيانات (أي مجموعة برامج MS Office)
امتلاك وإظهار مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل ومهارات الاتصال الكتابية والشفوية
امتلاك وإظهار القدرة على البدء الذاتي وتحديد الأولويات والعمل بشكل مستقل وضمن بيئة فريق في ظل المواعيد النهائية

قد يقوم بشكل دوري بإعداد تقرير إشغال حسب المشروع أو جمع المعلومات لاستكمال تقارير التوظيف للوحدة و/أو العديد من المشاريع، حسب توجيهات المشرف المباشر.
يقوم بأداء مسؤوليات أخرى مرتبطة بهذا المنصب حسب الاقتضاء.