مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن مسؤول مستندات لإعداد وإدارة وتسجيل المستندات الخاصة بمشاريعنا.

تتضمن مسؤوليات مسؤول المستندات كتابة العقود وأرشفة الملفات والتأكد من حصول جميع أعضاء الفريق على الوثائق اللازمة. لكي تنجح في هذا الدور، يجب أن تكون لديك خبرة سابقة في مراجعة المستندات الفنية إلى جانب القدرة على اكتشاف الأخطاء.

في النهاية، ستدعم إجراءاتنا من خلال الحفاظ على مستندات شفافة ومحدثة وسهلة التتبع.

المسؤوليات

نسخ المستندات ومسحها ضوئيًا وتخزينها
التحقق من الدقة وتحرير الملفات، مثل العقود
مراجعة وتحديث المستندات الفنية (مثل الأدلة وسير العمل)
توزيع نسخ متعلقة بالمشروع على الفرق الداخلية
حفظ المستندات في سجلات مادية ورقمية
إنشاء قوالب للاستخدام في المستقبل
استرداد الملفات بناءً على طلب الموظفين والعملاء
إدارة تدفق الوثائق داخل المنظمة
الحفاظ على السرية حول المعلومات الحساسة وشروط الاتفاقية
إعداد تقارير مخصصة عن المشاريع حسب الحاجة

المتطلبات

خبرة عمل مثبتة كمسؤول عن المستندات أو دور مماثل
المعرفة بإدارة المشاريع
المعرفة الأساسية بقانون العمل والشركات
خبرة عملية في MS Office وMS Excel
المعرفة بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)
مهارات الكتابة والتحرير الماهرة
مهارات تنظيم البيانات
الاهتمام بالتفاصيل
درجة البكالوريوس في إدارة المشاريع أو مجال ذي صلة

إدارة المستندات: القدرة على إنشاء المستندات وصيانتها وأرشفتها بكفاءة.
الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة والامتثال للوائح والمعايير.
المهارات الفنية
إتقان البرامج: الإلمام بأنظمة إدارة المستندات (DMS) والبرامج مثل Microsoft Office وAdobe Acrobat وأدوات إدارة المشاريع.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يعد مدير المستندات ضروريًا لإدارة وتنظيم المستندات داخل المؤسسة، وخاصة في الصناعات مثل البناء والهندسة والتصنيع. فيما يلي المهارات الأساسية المطلوبة لهذا الدور:

المهارات التنظيمية
إدارة المستندات: القدرة على إنشاء المستندات وصيانتها وأرشفتها بكفاءة.
الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة والامتثال للوائح والمعايير.
المهارات الفنية
إتقان البرامج: الإلمام بأنظمة إدارة المستندات (DMS) والبرامج مثل Microsoft Office وAdobe Acrobat وأدوات إدارة المشاريع.
إدخال البيانات: الكفاءة في إدخال البيانات واسترجاعها بدقة.
مهارات الاتصال
المهارات الشخصية: التفاعل الفعال مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.
التواصل الكتابي: توثيق وتقارير واضحة وموجزة.
المهارات التحليلية
حل المشكلات: تحديد المشكلات المتعلقة بسير عمل المستندات واقتراح الحلول.
المراجعة ومراقبة الجودة: تقييم المستندات للتأكد من اكتمالها وامتثالها.
إدارة الوقت
تحديد الأولويات: إدارة المهام والمواعيد النهائية المتعددة بشكل فعال.
تنسيق سير العمل: تبسيط العمليات لتعزيز الكفاءة.
معرفة المعايير
الامتثال التنظيمي: فهم القوانين واللوائح والمعايير الصناعية ذات الصلة.