دعم المكتب

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن أخصائي دعم مكتبي ذي خبرة للانضمام إلى فريقنا. في هذا الدور، ستكون مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري وضمان سير العمليات بسلاسة في مكتبنا. المرشح المثالي لديه مهارات تنظيمية ممتازة، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على أداء مهام متعددة بشكل فعال. إذا كنت تزدهر في بيئة سريعة الخطى وتستمتع بالعمل مع فريق متنوع، فنحن نريد أن نسمع منك.

المسؤوليات

توفير الدعم الإداري العام مثل الرد على المكالمات الهاتفية وفرز البريد وتنظيم الملفات
جدولة وتنسيق المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر لأعضاء الموظفين
المساعدة في إعداد وتوزيع المستندات والعروض التقديمية والتقارير
صيانة وتحديث قواعد البيانات وجداول البيانات وأنظمة المكاتب الأخرى
مراقبة وطلب اللوازم والمعدات المكتبية عند الحاجة
المساعدة في عملية التوجيه للموظفين الجدد، بما في ذلك إجراء التوجيه وإعداد المستندات اللازمة
التعامل مع المعلومات السرية والحساسة باحترافية وتقدير
التعاون مع أعضاء الفريق لتبسيط عمليات المكتب وتحسين الإنتاجية
المساعدة في تخطيط الأحداث والخدمات اللوجستية لاجتماعات وفعاليات الشركة
المساعدة في المشاريع المخصصة حسب التكليف

المتطلبات

شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ شهادة إضافية في إدارة المكاتب تعتبر ميزة إضافية
خبرة مثبتة في دور مماثل، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة مكتبية سريعة الخطى
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook)
مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية، مع القدرة على تحديد أولويات المهام بشكل فعال
مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة
التركيز على التفاصيل مع مستوى عالٍ من الدقة والشمول في العمل
القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني كجزء من فريق
مهارات قوية في حل المشكلات والقدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة
معرفة أنظمة وإجراءات إدارة المكاتب
القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بنزاهة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة الملفات والجداول الزمنية وموارد المكتب بكفاءة.

مهارات الاتصال: التواصل الشفهي والمكتوب الواضح والفعال للتفاعل مع أعضاء الفريق والعملاء.

الكفاءة الفنية: الإلمام ببرامج المكتب (على سبيل المثال، Microsoft Office وGoogle Workspace) ومعدات المكتب.

الاهتمام بالتفاصيل: ضمان الدقة في إدخال البيانات وإعداد المستندات والتقارير.

التوجه نحو خدمة العملاء: تقديم المساعدة والدعم للزملاء والعملاء بموقف إيجابي.

إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام لتلبية المواعيد النهائية والحفاظ على الإنتاجية.

مهارات حل المشكلات: تحديد المشكلات وتنفيذ حلول فعالة.

القدرة على تعدد المهام: التعامل مع مهام ومشاريع مختلفة في وقت واحد دون المساومة على الجودة.

القدرة على التكيف: المرونة في التعامل مع الأولويات المتغيرة وبيئات العمل.

التعاون الجماعي: العمل بشكل جيد مع الآخرين لدعم عمليات المكتب وتحقيق الأهداف المشتركة.