سكرتير تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

الحفاظ على جودة الاتصالات من وإلى مكتب المدير. التواصل بلباقة ودبلوماسية مع موظفي المدرسة وأولياء الأمور وممثل المكتب الرئيسي لشركة GEMS.
التواصل مع جميع سكرتيرات المدرسة فيما يتعلق بالطلاب وأولياء الأمور وأعضاء هيئة التدريس والموظفين.
دعم قسم التمويل من خلال متابعة وتتبع دفع الرسوم الدراسية المتأخرة.
التحديث اليومي لحضور الموظفين على نظام Phoenix.
إدارة تقويم مواعيد المدير بالإضافة إلى جميع احتياجاته في مجال الاتصالات المهنية والعلاقات العامة.
المساعدة في تنظيم الفعاليات المدرسية وتسهيل استخدام الاستراتيجيات الفعّالة لتحديد وكسب الدعاية لجميع الأحداث الجديرة بالملاحظة من أجل الترويج للمدرسة بشكل إيجابي.
بدء الجهد والطاقة خارج يوم العمل النموذجي، حيث تتطلب بعض المهام التزامًا إضافيًا واستعدادًا للتدخل في القضايا والمسائل التي تتطلب الإغلاق.
تنسيق احتياجات الموظفين فيما يتعلق بكتابة العقود والحضور والإبلاغ وملفات الموظفين والتقارير السنوية وتقارير إعداد الميزانيات السنوية وتقارير المدرسة الأخرى حسب الحاجة.
توفير استقبال وضيافة عالية الجودة لزوار المدير وأولئك الذين يسعون إلى التواصل مع المدير.

احتضان وتشجيع أخلاقيات ومعايير التميز كما هو محدد في القيم الأساسية لـ GEMS.

التأكد من اتباع سياسات وإجراءات وقواعد السلوك الخاصة بـ GEMS في جميع الأوقات.

حضور اجتماعات الموظفين والعمل في اللجان حسب الحاجة.

أداء واجبات أخرى بناءً على طلب مديري الخطوط المباشرة والمنتظمة / المشرفين.

المهارات

اللغة العربية (كتابة وتحدثًا) إلزامية
مهارات تنظيمية وإدارة مكتبية ممتازة؛ القدرة على أداء مهام متعددة وتفويض المهام في الوقت المناسب.
مهارات شخصية فعالة للمساعدة في الاتصال اليومي مع مجموعة متنوعة من السكان متعددي الثقافات

إظهار الكفاءة في المهارات التقنية للكمبيوتر باستخدام Word وExcel وPublisher وPowerPoint والبرامج / البرامج الأخرى ذات الصلة للاستخدام التعليمي والمكاتب التجارية
ثلاث (3) سنوات خبرة كسكرتيرة في مكتب أو بيئة مدرسية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات التنظيمية: القدرة القوية على إدارة مهام متعددة، وتحديد الأولويات بشكل فعال، والحفاظ على النظام في بيئة سريعة الخطى.

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل مع المديرين التنفيذيين والعملاء والزملاء بشكل احترافي.

التكتم والسرية: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بتكتم والحفاظ على السرية في جميع الأوقات.

الكفاءة الفنية: الكفاءة في برامج المكتب (على سبيل المثال، مجموعة برامج Microsoft Office) والتعرف على أدوات ومنصات الاتصال الرقمية المختلفة.

إدارة الوقت: المهارات في إدارة الجداول الزمنية، وترتيب الاجتماعات، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية بكفاءة.

الاهتمام بالتفاصيل: مستوى عالٍ من الدقة في إعداد المستندات وإدارة التقويمات وإجراء البحوث.

مهارات حل المشكلات: القدرة على توقع الاحتياجات، ومعالجة القضايا بشكل استباقي، وتقديم الحلول في الوقت المناسب.

المهارات الشخصية: قدرات قوية لبناء العلاقات للتفاعل بشكل فعال مع أصحاب المصلحة المتنوعين وتعزيز بيئة عمل تعاونية.

تخطيط الأحداث: الخبرة في تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والأحداث الأخرى، بما في ذلك الخدمات اللوجستية والتنسيق.

القدرة على التكيف: المرونة في التعامل مع الأولويات المتغيرة والتكيف مع التحديات الجديدة في بيئة عمل ديناميكية.

تساعد هذه المهارات السكرتيرات التنفيذيات على دعم المديرين التنفيذيين بشكل فعال والمساهمة في حسن سير العمل في المنظمة.