المنسق الإداري

الأدوار والمسؤوليات

المنسق الإداري مسؤول عن تقديم الدعم الإداري الشامل لمركز التعلم الشامل للأشخاص ذوي الإعاقة في جامعة عجمان. يضمن هذا الدور التشغيل السلس والفعال للمركز من خلال إدارة المهام الإدارية اليومية وتنسيق الجداول الزمنية والحفاظ على السجلات والمساعدة في خدمات الطلاب. سيعمل المنسق الإداري بشكل وثيق مع فريق المركز لدعم الأفراد من ذوي الاحتياجات الخاصة، وضمان التعامل مع جميع الجوانب التشغيلية باحترافية ودقة.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية:

إدارة الأنشطة الإدارية اليومية، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية والرد على رسائل البريد الإلكتروني والتعامل مع الاستفسارات المتعلقة بالمركز.

الحفاظ على السجلات والملفات المنظمة، والتأكد من تحديث جميع الوثائق والتقارير وبيانات الطلاب وإتاحتها.

إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى حسب الحاجة.

تنسيق المواعيد والاجتماعات والفعاليات للمركز، بما في ذلك ورش العمل والندوات وجلسات دعم الطلاب.
الحفاظ على التقويم الخاص بفريق مركز التعلم الشامل، وتحديد مواعيد الاجتماعات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

المساعدة في تنظيم وتسهيل الأحداث التي تهدف إلى تعزيز الشمول والتوعية للأشخاص ذوي الإعاقة داخل الجامعة.

العمل كنقطة اتصال أولى للطلاب والموظفين والزوار للمركز، وتقديم المعلومات والإرشادات حسب الحاجة.

مساعدة الطلاب ذوي الإعاقة في المهام الإدارية، مثل استكمال النماذج، وترتيب الاجتماعات، والوصول إلى موارد الجامعة.

دعم موظفي المركز بالمهام اللوجستية والكتابية، وضمان التعاون والتواصل السلس بين الفريق.

إدارة وتحديث قواعد البيانات المتعلقة بخدمات الطلاب، بما في ذلك تتبع احتياجات الطلاب، والخدمات المقدمة، وإجراءات المتابعة.

إعداد تقارير منتظمة عن أنشطة المركز، وتفاعلات الطلاب، وخدمات الدعم.

ضمان السرية وأمن البيانات، والالتزام بسياسات الجامعة فيما يتعلق بالتعامل مع المعلومات الحساسة.

تنسيق شراء اللوازم المكتبية والأجهزة المساعدة والمواد الأخرى التي يحتاجها المركز.

الحفاظ على مخزون من المعدات المكتبية والمتعلقة بإمكانية الوصول، والتأكد من أن جميع الموارد في حالة عمل جيدة.
المساعدة في إدارة الميزانية من خلال تتبع النفقات وإعداد التقارير المالية لمدير المركز.
التواصل مع قسم المالية بالجامعة لمعالجة الفواتير والمدفوعات والمعاملات المالية الأخرى المتعلقة بعمليات المركز.
العمل كحلقة وصل بين المركز وأقسام الجامعة الأخرى، وضمان التواصل والتعاون الفعال.
العمل بشكل وثيق مع مقدمي الخدمات الخارجيين والبائعين والشركاء لتسهيل الخدمات والبرامج للأشخاص ذوي الاحتياجات الخاصة.

المؤهلات والخبرة:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو تكنولوجيا المعلومات أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في دور إداري، ويفضل أن يكون ذلك في التعليم أو مراكز الاحتياجات الخاصة أو المنظمات غير الربحية.
خبرة في التعامل مع الأشخاص ذوي الإعاقة.

المعرفة والمهارات:

قدرات تنظيمية قوية وتعدد المهام، مع الاهتمام بالتفاصيل والدقة.
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وبرامج إدارة المكاتب.
مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية.
القدرة على العمل بشكل تعاوني مع فريق متنوع والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع الزملاء والطلاب وأصحاب المصلحة الخارجيين.
قدرات قوية على حل المشكلات واتخاذ القرارات في بيئة سريعة الخطى

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة سابقة في دور إداري أو منسق، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة سريعة الخطى.

إلمام بإدارة المشاريع والإجراءات التنظيمية.

المهارات الأساسية:

قدرات تنظيمية قوية وتعدد المهام لإدارة مشاريع ومواعيد نهائية متعددة.

مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الفعال مع الموظفين والعملاء وأصحاب المصلحة.

إتقان برامج المكتب (على سبيل المثال، Microsoft Office Suite، Google Workspace) وأدوات إدارة المشاريع.

المهارات الشخصية:

القدرة على العمل بشكل تعاوني ضمن فريق وبناء علاقات إيجابية.

توجه قوي لخدمة العملاء لمساعدة أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

مهارات حل المشكلات الفعالة لمعالجة التحديات بشكل استباقي.

المهارات الفنية:

خبرة في إدارة قواعد البيانات وأنظمة حفظ السجلات.

إلمام ببرامج الجدولة والتخطيط للأحداث.

الصفات الشخصية:

الاهتمام بالتفاصيل مع التركيز القوي على الدقة والجودة.

القدرة على التكيف والمرونة في بيئة عمل ديناميكية.

نهج استباقي لتحسين العمليات وتعزيز الكفاءة التشغيلية.
المسؤوليات:

تنسيق والإشراف على العمليات الإدارية وعمليات المكتب.
دعم جهود إدارة المشاريع، بما في ذلك الجدولة وتتبع التقدم وإعداد التقارير.
المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والوثائق.
إدارة التقويمات والجداول وترتيبات السفر للموظفين والمديرين التنفيذيين.
العمل كنقطة اتصال للاتصالات الداخلية والخارجية.
تنظيم الاجتماعات والفعاليات وورش العمل، بما في ذلك الخدمات اللوجستية والمواد.