مساعد إداري

الأدوار والمسؤوليات

تهدف البيانات التالية إلى وصف الطبيعة العامة ومستوى العمل الذي يتم تنفيذه. ولا يُقصد منها تفسيرها على أنها قائمة شاملة لجميع المسؤوليات والواجبات والمهارات المطلوبة من الموظفين المؤهلين على هذا النحو.

ملخص الوظائف:

يتولى منسق البرامج والشراكات الدولية مسؤولية تنسيق ودعم الأنشطة التعاونية للجامعة مع المؤسسات الشريكة، وتنسيق العديد من البرامج الدولية، ودعم أنشطة الدراسة في الخارج ضمن مكتب الشؤون الأكاديمية الدولية. يجب أن يتمتع المرشح بمهارات التحدث والكتابة المتفوقة باللغة الإنجليزية. سيُطلب منه دعم مهمة المكتب والمساعدة في جميع الأنشطة لبناء وتعزيز العلاقات مع المؤسسات الدولية.

الواجبات والمسؤوليات الأساسية:

الشراكات

تحرير وصياغة الاتفاقيات الدولية بالتعاون مع المكتب القانوني والمكاتب الأخرى.

دعم مدير مكتب الشؤون الأكاديمية الدولية في جميع أبعاد أنشطة الشراكة، والقيام بمشاريع محددة وقطع عمل حسب التفويض.
تطوير وصيانة شبكة من الاتصالات في الجامعات الشريكة في جميع أنحاء العالم وتحديد أي فرص ومخاطر للجامعة فيما يتعلق بالشراكات الدولية.

التواصل مع المنظمات الشريكة في مختلف البلدان وتحديد وبناء فرص لنشاط الشراكة.

تنظيم زيارات واردة وصادرة رفيعة المستوى مرتبطة بتطوير وصيانة الشراكات الدولية.

مراقبة ومراجعة أداء وقيمة الشراكات الدولية.

وضع معايير للشركاء الدوليين المحتملين لإنتاج وتنسيق الإحاطات للإدارة العليا للجامعة.

البرامج الدولية وأنشطة الدراسة في الخارج

الدعم في إنشاء وتفعيل اتفاقيات البرامج المشتركة / المزدوجة.

تنسيق البرامج الدولية: برامج تبادل أعضاء هيئة التدريس وبرامج تنقل أعضاء هيئة التدريس قصيرة الأجل والبرامج الأكاديمية الدولية الأخرى.

توفير خدمة عملاء ممتازة لجميع المكونات الداخلية والخارجية.

دعم برامج تنقل الطلاب حسب الحاجة: البرامج قصيرة الأجل وبرامج تبادل الطلاب وبرامج الطلاب الأخرى. قد يشمل هذا:

التعامل مع الاستفسارات والطلبات من الطلاب والزوار وأعضاء هيئة التدريس وأولياء الأمور من خارج دولة الإمارات العربية المتحدة والخارج بما في ذلك إجراءات التأشيرة.

التعامل مع الاستفسارات من موظفي الجامعة فيما يتعلق بالطلاب الدوليين.
تسهيل وصول الطلاب وأعضاء هيئة التدريس الدوليين، وتقديم الدعم لهم أثناء إقامتهم.
إعداد العروض والكتيبات الخاصة بالأنشطة والإعلانات.
المساعدة في إعداد المستندات، وحفظ السجلات المالية، وتسجيل محاضر الاجتماعات، وتسجيل الاتفاقيات وأرشفتها، وإعداد تقارير التقدم لجميع الأنشطة.
متابعة المكاتب المختلفة بشأن الطلبات مثل الشراء والإعلام وما إلى ذلك.

المؤهلات والخبرة:

درجة البكالوريوس في أي مجال ذي صلة.
مع خبرة عمل لا تقل عن عامين؛ مرتبطة بشكل مباشر بالواجبات والمسؤوليات المحددة.
مهارات الاتصال المهني، الشفهي والمكتوب، جنبًا إلى جنب مع مهارات التعامل الشخصي الواثقة والحضور.
إتقان اللغة العربية واللغة الإنجليزية

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

القدرة الفائقة على التواصل بشكل فعال باللغة الإنجليزية، شفهيًا وكتابيًا.

مهارات كمبيوتر ممتازة ومهارات MS Office.

مهارات عرض وتحدث أمام الجمهور ممتازة.

مهارات شخصية متطورة للغاية مقترنة بفهم التنوع، والتواصل بين الثقافات، وإدارة الصراعات ومهارات الوساطة.

هناك حاجة إلى مهارات تنظيمية جيدة، ومهارات البحث والتصميم في البرامج لتحقيق أهداف البرنامج والتخطيط الاستراتيجي.

الالتزام بنموذج الخدمة الذي يركز على الطالب.

القدرة على تدريب الموظفين والإشراف عليهم ودعمهم.

مهارات حل المشكلات الإبداعية والتحليلية الفعّالة مع القدرة المثبتة على إدارة الأزمات بشكل فعّال.

القدرة على تفسير وتطبيق سياسات وإجراءات وإرشادات الجامعة والحكومة والإدارات.

القدرة على استخدام اللباقة والتقدير للتعامل مع أو تسوية الطلبات أو الشكاوى المعقدة.

القدرة على إقامة علاقات فعّالة ومتناغمة والحفاظ عليها على جميع المستويات، سواء داخل المنظمة أو خارجها بما في ذلك الطلاب وأعضاء هيئة التدريس والإداريين.

القدرة على ممارسة درجة عالية من السرية.
القدرة على التواصل بلغة أخرى تعتبر ميزة.

الموثوقية والاستعداد للعمل في بعض الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع.

المرونة في العمل في الخارج؛ ساعات عمل صارمة

ظروف العمل:

يتم تنفيذ العمل عادةً في بيئة عمل داخلية/مكتبية نموذجية.

سيكون مطلوبًا العمل في بعض الساعات غير التقليدية، بما في ذلك الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع.

لا يتطلب الأمر أي جهد بدني أو جهد محدود للغاية.

لا يتطلب التعرض لمخاطر بدنية أو التعرض لها بشكل محدود للغاية.