مدير المكتب

الأدوار والمسؤوليات

يتواصل مع المديرين التنفيذيين وأعضاء هيئة التدريس والعمداء وأعضاء هيئة التدريس والطلاب؛ من خلال الرد على جميع استفساراتهم وتلبية جميع احتياجاتهم.
يقيم علاقات قابلة للتطبيق مع الأطراف الخارجية ويحافظ على اتصال منتظم مع الأطراف الداخلية والخارجية في الجامعة من خلال توصيل تعليمات العميد ومتطلباته وقراراته، وإحاطتها بقضايا مهمة ذات أهمية وردود أفعال.
يدير جدول أعمال العميد من خلال تحديد أولويات المواعيد، وجدولة الاجتماعات والفعاليات، وصياغة محاضر الاجتماعات، وترجمة الوثائق (من العربية إلى الإنجليزية والعكس).

يحافظ على سجلات الطلاب دقيقة ومحدثة، بما في ذلك السجلات الأكاديمية والمعلومات الشخصية.

يعد ويراجع ويصقل تقارير التقدم بالتنسيق مع الأفراد ذوي الصلة؛ ويضمن الوفاء بالمواعيد النهائية لإكمال المشاريع ومعالجة المشاكل وحلها و/أو الإبلاغ عنها على الفور.

يحافظ على الموارد منظمة وسهلة الوصول إليها داخل بيئة آلية للغاية؛ ويضمن تدفقًا دقيقًا وفي الوقت المناسب للوثائق الواردة والصادرة.
إدارة وتنفيذ وتوصيل جميع الاستعدادات لفعاليات مكتب DOS والخدمات اللوجستية المطلوبة.

صياغة الرسائل والإعلانات والمذكرات والنشرات والبريد الإلكتروني، والتواصل مع جميع الأطراف الداخلية والخارجية حسب الحاجة.

حضور الاجتماعات وتحديث العميد بشأن بعض المسائل ذات الاهتمام.
إعداد التقارير والعروض التقديمية والملخصات التحليلية وأوراق الإحاطة.

إجراء البحوث حول قضايا محددة وتقديم النتائج إلى العميد.

أداء مهام أخرى مختلفة متعلقة بالوظيفة حسب تكليف العميد.

المؤهلات والخبرة:

درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة مثل التعليم أو الإرشاد أو إدارة الأعمال.
خبرة مهنية لا تقل عن 5 سنوات في دور ذي صلة، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة التعليم العالي.

المعرفة والمهارات:

مهارات الإدارة الفعالة والاتصال المهني.

معرفة واضحة بالسياسات والإجراءات الإدارية وأفضل الممارسات المعمول بها في خدمات الدعم.
القدرة على تحديد أولويات عبء العمل بطريقة فعالة؛ العمل تحت الضغط في بيئة مزدحمة والوفاء بالمواعيد النهائية الصعبة.

المعرفة الجيدة بممارسات إدارة المكتب في بيئة عمل ديناميكية وآلية للغاية.

القدرة على تعزيز علاقات العمل التعاونية داخل مجتمع متنوع يشمل أطرافًا داخلية وخارجية متعددة.

مستوى الكفاءة في MS. Word وExcel وPowerPoint.

مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفوي باللغتين الإنجليزية والعربية.

المعرفة الجيدة بإعداد الميزانية وإدارة الموارد المالية.

القدرة على جمع البيانات وإجراء البحوث وتجميع المعلومات وكتابة التقارير.

الإلمام ببرامج وأنظمة خدمات الطلاب.

القدرة على العمل بشكل فعال مع مجموعة متنوعة من الطلاب وأعضاء هيئة التدريس.

ظروف العمل:

يتم تنفيذ العمل عادةً في بيئة عمل داخلية/مكتبية نموذجية.

لا يتطلب أي جهد بدني أو جهد محدود للغاية.

لا يتطلب أي تعرض للمخاطر الجسدية أو التعرض لها بشكل محدود للغاية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة سابقة في إدارة المكاتب أو الأدوار الإدارية.

إلمام بإدارة الشؤون المالية والميزانية وممارسات المحاسبة.

المهارات الأساسية:

قدرات تنظيمية قوية وتعدد المهام لإدارة وظائف المكتب المختلفة.

مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل الفعال مع الموظفين والعملاء.

إتقان برامج المكتب (على سبيل المثال، مجموعة Microsoft Office وأدوات إدارة المشاريع).

المهارات الشخصية:

مهارات قوية في القيادة وإدارة الفريق للإشراف على الموظفين الإداريين ودعمهم.

القدرة على بناء علاقات إيجابية والحفاظ عليها مع الزملاء والعملاء والبائعين.

مهارات حل المشكلات لمعالجة وحل المشكلات المتعلقة بالمكتب بشكل فعال.

المهارات الفنية:

إتقان استخدام معدات وتقنيات المكتب، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر والطابعات وأنظمة الهاتف.

خبرة في إدارة قواعد البيانات وأنظمة حفظ السجلات.

الصفات الشخصية:

الاهتمام بالتفاصيل والالتزام بالحفاظ على معايير عالية من الجودة والكفاءة.
التكيف والقدرة على النجاح في بيئة سريعة الخطى.
الاستباقية والذكية في تحسين عمليات وإجراءات المكتب.
المسؤوليات:

الإشراف على العمليات المكتبية اليومية وضمان سير العمل بسلاسة.
إدارة اللوازم المكتبية والمخزون وعمليات الشراء.
المساعدة في إعداد الميزانية والتقارير المالية.
تنسيق الجداول والاجتماعات وترتيبات السفر للموظفين.
العمل كنقطة اتصال أساسية للاتصالات الداخلية والخارجية.
دعم وظائف الموارد البشرية مثل التوجيه وإدارة سجلات الموظفين.