مساعد مدير - المرافق والإدارة

إدارة العمليات اليومية للخدمات المكتبية لضمان تلبية احتياجات المنظمة الإدارية وإدارة المرافق الحالية والمستقبلية بكفاءة وموثوقية واقتصادية. قد تشمل هذه الأنشطة اللوازم المكتبية والمعدات والمخزون؛ المساعدة الإدارية؛ خدمات البريد والتوزيع وإدارة السجلات والتنظيف والبستنة وإدارة الزي الرسمي والصيانة؛ خدمات الكافتيريا والترفيه؛ إدارة المرافق.
- الاتصال بالمديرين الوظيفيين أو التشغيليين للتأكد من أن العمليات والبرامج والأنشطة الإدارية وإدارة المرافق مناسبة لاحتياجات أعمالهم الحالية والمستقبلية.
تخطيط وتحديد أولويات وإدارة أنشطة الصيانة وترقيات المعدات والمرافق والأنظمة لتقليل الاضطرابات في أنشطة الأعمال والاستخدام الفعال لموارد المنظمة.
الإشراف على صيانة المرافق، بما في ذلك إصلاح المساحات والنظافة والأمن.
التعاون مع أصحاب المصلحة المعنيين لضمان الامتثال للوائح السلامة والصحة.
إدارة العلاقات مع مقدمي الخدمات الخارجيين والمقاولين والبائعين للخدمات المتعلقة بالمنشأة.
التحقق من فواتير رحلات العمل وإصدار الدفع وإدارة فواتير المرافق.
إدارة عملية الحصول على أذونات الدخول والخروج المطلوبة للمبنى وفقًا للإرشادات.
تأكد من توزيع أماكن وقوف السيارات على الشركة وفقًا لإرشادات الموارد البشرية للمجموعة.
الاحتفاظ بأرشيف كامل ومنظم للوثائق المتعلقة بالإدارة والمرافق.
المساعدة في تطوير ومراقبة الميزانية الإدارية والمرافق.
تحديد فرص توفير التكاليف دون المساس بمعايير الجودة والخدمة.
تتبع النفقات، وإعداد التقارير، وتقديم تحديثات منتظمة لفريق الإدارة وإدارة أنشطة LPO وتخصيصات مركز التكلفة.
تنفيذ العمليات الإدارية وتحسينها لتعزيز الكفاءة والإنتاجية.
التعامل مع إدارة الإمدادات المكتبية والتنسيق مع المدير التنفيذي وعلاقات البائعين وأنشطة المشتريات.
الإشراف على إدارة وصيانة وجدولة مركبات الشركة والتأكد من الامتثال لمعايير ولوائح سلامة المركبات.
التنسيق مع السائقين ومراقبة استهلاك الوقود والمخالفات المرورية للمركبات وسجلات السالك والصيانة.