كيف تكتب استقالتك بطريقة احترافية؟ 7 نصائح تضمن لك الانتقال السلس

لا ينبغي أن تتعامل مع خطابات الاستقالة على أنها أمور ثانوية، فكتابة خطاب احترافي يساعدك على إنهاء عملك بشكل جيد والحفاظ على علاقات إيجابية مع صاحب العمل وزملائك الحاليين.

وأفضل نماذج خطابات الاستقالة هي التي تُكتب بشكل رسمي بسيط وموجز، يتضمن التحية الرسمية للمدير، ثم إخباره بقرار الاستقالة والتاريخ المُقترح لذلك، وفي النهاية تعبّر له عن شكرك وامتنانك وتذيّل الخطاب بتوقيعك بشكل احترافي.

هل ترغب في معرفة تفاصيل أكثر؟ سوف نوضح لك في هذا الدليل مع بعض الأمثلة أهم النصائح لكتابة استقالتك بطريقة احترافية تضمن معها عملية انتقال سلسة، فتابع معنا.

ما يتضمنه خطاب الاستقالة

خطاب الاستقالة هو وثيقة رسمية تقدمها إلى صاحب العمل لإبلاغه برغبتك في إنهاء علاقة العمل، بشكل واضح وموجز، متضمنةً المعلومات الأساسية التالية:

1. التاريخ.
2. معلومات جهة الاتصال.
3. اسم الموظف.
4. المسمى الوظيفي.
5. اسم الشركة أو المؤسسة.
6. عنوان الشركة.
7. الموضوع، ويتم فيه كلمة "استقالة" أو "طلب استقالة".
8. المقدمة، وتتضمن عبارة تحية رسمية، ثم عبارة مباشرة تعلن فيها نيتك عن الاستقالة.
9. تاريخ آخر يوم عمل.
10. شكر وتقدير.
11. ذكر جوانب معينة استمتعت بها في العمل.
12. سبب الاستقالة "اختياري" قدم سببًا موجزًا ​​وعامًّا لتركك العمل، دون الخوض في التفاصيل.
13. عرض المساعدة في تسليم المهام أو تدريب موظف بديل خلال فترة الإشعار "اختياري".
14. عبارة ختامية مهذبة.
15. التوقيع.
16. معلومات الاتصال.  

7 نصائح لكتابة خطاب استقالة بطريقة احترافية

يقدم لك خبراء د.جوب 7 نصائح هامة تساعدك على كتابة خطاب استقالتك بطريقة احترافية، وتضمن لك الانتقال السلس إلى مرحلة جديدة في مسيرتك المهنية:

1. من الأفضل دائمًا -وقبل كتابة خطاب الاستقالة- إخبار مديرك بقرارك شخصيًّا، فهذا يعكس الاحترافية ويسمح لك بتوضيح الأمور بشكل مباشر.
2. احرص على أن تكون رسالتك احترافية وبسيطة ومختصرة، تُظهر فيها نبرةً إيجابية وتمنع خلالها أي سوء فهم محتمل، مع تقديم الشكر لأصحاب العمل والشركة على الفرص التي أتيحت لك.
3. ليس من الضروري ذكر أسباب استقالتك في خطابك، ولكن إذا اخترت ذلك، فتذكر أن التركيز على الجوانب الإيجابية والفرص المستقبلية سيساعدك على الحفاظ على علاقة مهنية جيدة مع صاحب العمل.
4. عند كتابة خطاب استقالة، من المهم الحفاظ على الاحترافية وتجنب أي تعليقات سلبية حول الزملاء أو الشركة، وتجنب الخوض في تفاصيل المظالم الشخصية أو مشاركة أي معلومات سريّة، وتذكر أن هذا الخطاب هو وثيقة رسمية قد يتم الاحتفاظ بها، لذا حافظ على لغة مهذبة وموضوعية.
5. إن تقديم المساعدة عند الاستقالة ليس إلزاميًّا، ولكنه يُظهر مدى التزامك بالعمل الاحترافي، يمكنك تقديم المساعدة قدر الإمكان حسب ظروفك، مثل تدريب زميل جديد أو تسليم المهام بشكل منظم، وسوف يعزز هذا الأمر علاقتك بالشركة ويترك انطباعًا إيجابيًّا.
6. كن واضحًا بشأن المدة التي يمكنك فيها تقديم المساعدة، وحدد الفترة الزمنية التي يمكنك خلالها تقديم المساعدة، سواء كانت أسبوعًا أو شهرًا، وكن على استعداد للتكيف مع طلبات الشركة ولكن تأكد من أنك لن تتحمل عبئًا زائدًا.
7. يجب أن يكون خطاب الاستقالة واضحًا ومباشرًا، مع تجنب العبارات الغامضة أو غير المحددة، وتحديد تاريخ الاستقالة بشكل واضح، فعدم تحديد تاريخ واضح قد يؤدي إلى سوء فهم وقد لا يُعتبر إشعارًا رسميًّا بإنهاء العمل وفقًا لشروط العقد.

أخطاء شائعة عند كتابة خطاب الاستقالة

هناك مجموعة من الأخطاء الشائعة التي قد لا تنتبه إليها عند كتابة خطاب الاستقالة، ومن ذلك:

1. ذكر الوظيفة الجديدة أو التفاصيل المالية المتعلقة بها، فهو أمر غير ضروري ولا يعتبر لائقًا، تذكر أنك لست ملزمًا بتقديم تفاصيل عن مستقبلك المهني في خطاب الاستقالة، حيث قد يسبب ذلك حرجًا لك ولصاحب العمل.
2. توجيه الانتقادات للشركة أو الإدارة، حتى لو كانت لديك ملاحظات حول بيئة العمل، فخطاب الاستقالة ليس المكان المناسب للتعبير عن ذلك، وتوجيه الانتقادات في هذه الحالة قد يؤثر سلبًا على علاقتك المهنية بالشركة وزملائك، وقد لا يحقق أي فائدة.
3. التطرق إلى تفاصيل المزايا والامتيازات مثل التأمين والمعاش التقاعدي، حيث يجب معالجة هذه المسائل الإدارية بشكل منفصل مع قسم الموارد البشرية، والغرض من خطاب الاستقالة هو إبلاغ الشركة بقرارك بترك العمل، وليس منصة لمناقشة التفاصيل اللوجستية المتعلقة بإنهاء الخدمة.
4. استخدام أي لغة غير لائقة أو مهينة في خطاب الاستقالة، فمهما كانت أسباب استقالتك، فإن خطاب الاستقالة هو وثيقة رسمية يجب أن تعكس احترافيتك، واستخدام لغة غير لائقة سيترك انطباعًا سلبيًّا عنك وقد يؤثر على سمعتك المهنية، تذكر أن الحفاظ على علاقة مهنية جيدة مع الشركة أمر مهم حتى بعد الاستقالة.
5. استخدام لغة ودودة للغاية أو شخصية، فعلى الرغم من أهمية العلاقات التي تبنيها في مكان العمل، إلا أن خطاب الاستقالة هو وثيقة رسمية، والتعبير عن مشاعرك الشخصية تجاه الزملاء والمدير قد يكون مناسبًا في محادثة شخصية، ولكن ليس في خطاب الاستقالة الذي يتطلب لغة مهنية وموجزة.
6. ترك العمل دون إخطار مسبق، هو تصرف غير مهني وغير عادل تجاه زملائك، حتى لو كنت متحمّسًا لبدء وظيفة جديدة، فإن إخطار صاحب العمل الحالي بخطاب استقالة رسمي، ولو بإشعار قصير، هو التصرف الصحيح والاحترافي، وسوف يساعدك هذا الإجراء على ضمان انتقال سلس للمسؤوليات ويجنب الزملاء مزيدًا من الضغط.

نموذج خطاب استقالة بسيط

عزيزي "اسم المدير"

يرجى قبول هذه الرسالة كإشعار رسمي باستقالتي من منصبي كـ "المسمى الوظيفي" في "اسم الشركة"، اعتبارًا من "التاريخ".

أقدر الفرصة التي أتيحت لي للمساهمة في "اسم الشركة" خلال "الفترة الزمنية" الماضية، وأنا ممتن للدعم الذي قدمه الفريق.

يسعدني أن أساعد في عملية التسليم بأي طريقة ممكنة لضمان عملية انتقال سلسة. 

مع خالص الشكر والتقدير 

والآن، هل انتهيت من كتابة خطاب الاستقالة؟ وهل ما زلت بحاجة إلى كتابة سيرة ذاتية لتأمين وظيفتك التالية؟ يمكن استخدام أداة إنشاء السيرة الذاتية الخاصة بمنصة د.جوب، يمكنك أيضًا مراجعة سيرتك الذاتية مجانا.

أهم الأسئلة الشائعة حول كتابة خطاب الاستقالة بطريقة احترافية

هل يجب ذكر سبب الاستقالة في خطاب الاستقالة؟

ليس بالضرورة ذكر سبب الاستقالة بشكل مفصل في خطاب الاستقالة، خاصةً إذا كان السبب شخصيًّا، يمكنك الاكتفاء بذكر أنك قررت الانتقال إلى فرصة أخرى أو لأسباب شخصية، فالتركيز على الإيجابيات والامتنان للشركة هو الأفضل.

ما هو الوقت المناسب لتقديم خطاب الاستقالة؟

يجب تقديم خطاب الاستقالة بوقت كافٍ لإعطاء الشركة الوقت الكافي للبحث عن بديل لك، وعادةً ما يكون أسبوعين إلى أربعة أسابيع هو الوقت المناسب، ولكن هذا قد يختلف حسب سياسة الشركة وعقد عملك. 

ما هي أهم النقاط التي يجب تضمينها في خطاب الاستقالة؟

يجب أن يتضمن خطاب الاستقالة بشكل عام تاريخ كتابته وتاريخ آخر يوم عمل، وعنوانًا واضحًا للمستلم، وعبارة شكر على الفرص التي قدمتها الشركة، وبيانًا صريحًا بقرار الاستقالة وتاريخ انتهاء العمل، وختامًا يتضمن شكرًا إضافيًّا وتمنيات طيبة للشركة.

كيف أبدأ رسالة الاستقالة؟

لبدء خطاب الاستقالة، استخدم تحية رسمية مثل "عزيزي (الاسم)"، ثم اذكر بوضوح نيتك في الاستقالة والتاريخ النهائي لتوظيفك في الشركة من خلال كتابة جملة مثل "يرجى قبول هذه الرسالة كإشعار رسمي باستقالتي من "الشركة"، اعتبارًا من "التاريخ".

كيف أنهي خطاب الاستقالة؟

اكتب بيانًا ختاميًّا مهذبًا من خلال توجيه الشكر مباشرةً إلى مديرك والشركة، ويمكنك أيضًا أن تذكر أنك على استعداد لتقديم المساعدة في عملية الانتقال، ثم انهِ خطابك باستخدام توقيع احترافي مثل "مع خالص التقدير".