موظف الإستقبال

تقديم معلومات وإحالات دقيقة تم الحصول عليها من مجموعة متنوعة من المصادر للأسئلة الميدانية من الجمهور فيما يتعلق بعمليات الجامعة وأقسامها وبرامجها وأرقام الهواتف وساعات العمل والفعاليات وما إلى ذلك.
تشغيل نظام هاتف رقمي معقد لنقل المكالمات الهاتفية الواردة والداخلية للنظام
الترحيب بالزوار وتوجيههم إلى الموظفين أو الإدارة المناسبة
تزويد الطلاب/الضيوف بمعلومات عامة حول التسجيل والمنح الدراسية والاختبارات والاستشارات وما إلى ذلك، وإحالة الطلاب إلى الشخص أو القسم المناسب
الاحتفاظ بالرسائل الصوتية المختلفة المرتبطة بالمناسبات والعطلات وإغلاق الجامعة
تحديث وصيانة دليل الجامعة والموارد الأخرى لضمان التوزيع الدقيق للمعلومات؛ بما في ذلك الموقع
استلام البريد والطرود نيابة عن المؤسسة؛ فتح البريد وفرزه وتوجيهه إلى الموظفين أو القسم المناسب
الإجابة على الأسئلة الروتينية حول تشغيل الهاتف وصندوق البريد الصوتي؛ الإبلاغ عن مشاكل الاتصال/الكمبيوتر إلى المشرف
العمل بشكل وثيق مع المرافق والأمن حسب الحاجة عن طريق الاتصال بهم أثناء حالات الطوارئ أو غير الطوارئ
أجب عن الأسئلة وقم بتوفير التدريب للمشغلين الجدد أو الدعم عند الطلب أو الطلاب العاملين
الحفاظ على مساحات مكاتب الاستقبال لضمان توفير المناطق المجهزة بالمواد والمعلومات المناسبة
الواجبات المسائية وعطلة نهاية الأسبوع كما هو مطلوب
تم تحديد واجبات أخرى
مهارات:
يجب أن يمتلك المهارات اللازمة لتكون قادرًا على شرح وإظهار الوظائف الأساسية للوظيفة
القدرة على توصيل المعلومات بوضوح وفعالية مع مجموعة متنوعة من الأشخاص: الطلاب والموظفين وعامة الناس؛ يجب أن يمتلك مهارات التواصل وخدمة العملاء باللغة الإنجليزية. اللغة العربية أمر لا بد منه.
إظهار المعرفة بآداب التعامل مع الهاتف؛ الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها والتعامل مع خطوط متعددة
إظهار القدرة على تسريع المكالمات الهاتفية من خلال تقديم معلومات واضحة وموجزة ومحددة
القدرة على القيام بمهام متعددة مع انقطاعات متكررة. يجب أن يكون قادرًا على العمل في بيئة عمل احترافية سريعة الخطى، والعمل تحت الضغط والحفاظ على رباطة الجأش؛ يجب أن تكون موجهة نحو المهام، ومبدأ ذاتي، وقادرة على العمل بشكل مستقل
إظهار المهارات والمعرفة والخبرة في العمل مع الإدارة الكتابية
إظهار القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل بشكل فعال مع المعلومات الحساسة بحكم سليم ولباقة وتقدير
القدرة على تنظيم مهام العمل وتحديد أولوياتها والوفاء بالمواعيد النهائية
أظهرت الكفاءة في استخدام تطبيقات البرمجيات القياسية
أظهرت القدرة على العمل والتواصل بشكل فعال مع مجموعة متنوعة من المهنيين والناخبين
القدرة على العمل في المساء وعطلات نهاية الأسبوع كما هو مطلوب
الخبرة والتعليم:
مطلوب بكالوريوس / شهادة الثانوية العامة
اللغة: الإنجليزية والعربية ثنائية اللغة
خبرة في الدور الكتابي الإداري و/أو موظف الاستقبال
ستة أشهر من الخبرة في وحدة التحكم في منصب مزدحم وموجه نحو خدمة العملاء أو دليل على التدريب.