مساعد شخصي

يضمن البقاء محترفًا وودودًا في جميع الأوقات، وتقديم خدمة عملاء ممتازة لجميع الزوار والعمل كوجه للمؤسسة لزيادة العلامة التجارية للمنظمة داخليًا وخارجيًا.

يحافظ على جدولة للمساعدة في تنظيم المواعيد مع الرئيس المباشر وتقديم النصائح / التذكيرات اللازمة على أساس يومي والتأكد من عدم تفويت الاجتماعات الهامة.

التحقق من قبول الضيوف دون مواعيد لدى الرئيس المباشر بشكل يومي.

يحتفظ بسجل للزوار والمواعيد لتسهيل الرجوع إليها بشكل يومي.

يضمن الظهور والتصرف بطريقة احترافية وممتعة مع جميع الزوار والحصول على 90٪ أو أكثر في استطلاعات الأداء العشوائية التي أجراها رئيس القسم.

2. المراسلات وإدارة المعلومات

يضمن توزيع أو تسجيل أو حفظ المراسلات أو المكالمات أو الاستفسارات بسرية ودقة في جميع الأوقات لضمان التتبع الفعال لجميع المستندات التي يتم التعامل معها في مكتب المشرف المباشر.

يضمن توزيع المستندات الخاصة بالإدارة على الموظفين المعنيين في الوقت المناسب وعلى أساس يومي.

يضمن فحص المستندات الخاصة بالرئيس المباشر بشكل صحيح / وتنظيمها في ملف التوقيع على أساس يومي.

تسجيل جميع المستندات الموزعة ومراقبة الإجراءات المتخذة للمراسلات التي تتطلب الرد على أساس يومي.

يقدم المشورة للرئيس المباشر بشأن أي مستندات / مسائل تتطلب اهتمامًا فوريًا على أساس يومي.

يضمن فحص وإعادة توجيه المكالمات المعتمدة إلى المشرف المباشر على أساس يومي.

- مراقبة جميع المستندات الواردة أو الخارجة من القسم بما يتوافق مع نظام إدارة الجودة في جميع الأوقات.

يضمن النشر السليم للرسائل إلى الإدارة على أساس يومي.

يضمن تسليم / استلام السعاة / الطرود في الوقت المناسب

3. إعداد مواد الاتصال/البحث

يضمن جمع البيانات أو إعداد التقارير المهنية أو المذكرات أو العروض التقديمية عندما يطلبها الرئيس المباشر ضمن الإطار الزمني المحدد بأقل قدر من الأخطاء

يضمن تجميع البيانات وإعداد تقارير خالية من الأخطاء أو جمع البيانات للنظر فيها وعرضها من قبل الرئيس المباشر عند الاقتضاء خلال الموعد النهائي المحدد.

يقوم بإعداد مراسلات دقيقة ومقدمة بشكل جيد على أساس يومي.

يضمن تقديم المراسلات المطلوبة للتوقيع / الموافقة خلال يوم واحد من استلام التعليمات.

تقديم جميع التقارير المطلوبة في الوقت المطلوب.