مساعد اداري

بصفتك مساعدًا إداريًا ، ستكون مسؤولاً عن توفير الدعم الإداري لضمان التشغيل الفعال للمكتب. ستدعم المديرين والموظفين من خلال مجموعة متنوعة من المهام المتعلقة بالتنظيم والتواصل والتوثيق. يلعب المساعد الإداري دورًا حيويًا في الحفاظ على بيئة مكتبية مهنية ومنظمة والمساهمة في النجاح الشامل للمنظمة.

المهام الأساسية:

• تقديم الدعم الإداري والمكتبي العام ، بما في ذلك حفظ الملفات والمسح الضوئي والتصوير وتنظيم المستندات والملفات
• الرد على المكالمات الهاتفية المباشرة وتلقي الرسائل والرد على الاستفسارات
• إعداد وتعديل المستندات ، بما في ذلك المراسلات والتقارير والمسودات ورسائل البريد الإلكتروني
• الحفاظ على تقويم المكتب وجدولة المواعيد والاجتماعات حسب الحاجة
• ترتيب وتنسيق السفر والإقامة والخدمات اللوجستية الأخرى للموظفين
• معالجة وتوزيع البريد والطرود الواردة والصادرة
• طلب وصيانة اللوازم المكتبية والمعدات والمخزون
• المساعدة في إعداد ميزانيات الأقسام وتتبع النفقات
• دعم تنظيم الفعاليات مثل الاجتماعات والمؤتمرات وورش العمل
• المساعدة في مهام مسك الدفاتر والمحاسبة الأساسية ، مثل إعداد الفواتير وتتبع المدفوعات
• أداء المهام الإدارية الأخرى التي يكلف بها المشرف