مراقب وثائق أول

1. يصنف ويحلل ويفحص جميع المستندات الواردة لضمان الامتثال لنظام إدارة الجودة.

يضمن فحص المستندات والتحقق من صحتها وختمها وتوقيعها بشكل صحيح مع التاريخ. يجب أن يتم ذلك على كل وثيقة على أساس يومي.
2. يقوم بفحص جميع المستندات التي سيتم إرسالها أو إرسالها لضمان الامتثال لنظام إدارة الجودة.

يضمن فحص المستندات والأرقام المرجعية والتحقق من صحتها بحثًا عن أي أخطاء مطبعية قبل إرسالها أو نقلها. يجب أن يتم ذلك على كل وثيقة على أساس يومي
3. يسجل المستندات المستلمة والموزعة لضمان التتبع الفعال لحركة المستندات داخل وخارج المنظمة.

يضمن تسجيل / تسجيل جميع أنواع المستندات بشكل صحيح لتقديمها وتوزيعها على أساس يومي.
يضمن أن جميع سجلات المستندات حديثة ومحدثة على أساس يومي.
4. ينسق مع القناة المناسبة لتسريع تدفق المستندات المطلوبة لإنهاء المهمة.

توزيع الوثائق على الموظفين أو الإدارات المناسبة على أساس يومي.
يضمن الحصول على إقرارات للمستندات المهمة جدًا التي يتم تسليمها يوميًا.
5. ينظم/يحفظ النسخ الورقية ويحافظ على المكتبات الإلكترونية بأحدث المراجعات/الإصدارات لضمان توافر المستندات المحدثة وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

يضمن استخدام نظام فهرس الملفات الخاص بالشركة لسهولة التعرف على المستندات وتنفيذها على أساس يومي.
يضمن حفظ النسخ الورقية والإلكترونية من المستندات في المكان المناسب ويمكن الوصول إليها بسهولة.
6. يضمن سرية المعلومات لضمان الخصوصية التنظيمية.

يضمن سرية جميع الاتصالات / المستندات التشغيلية لمنع إساءة استخدام المعلومات ذات الصلة من قبل أي كيانات.
يضمن أن الأشخاص المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى أي مستندات حساسة وسرية للغاية.
7. يقدم المساعدة والدعم والمعرفة في استكمال طلبات التوثيق والاستفسارات من أجل التنفيذ المحسن والسليم بشكل كبير.

يقدم مقترحات لتحسين العملية على أساس ربع سنوي لمساعدة كبير مراقبي المستندات في تصميم خطط تحسين العملية.
8-يقدم تقارير أسبوعية/شهرية عن حالة الوثيقة للتقييم التنظيمي.

يضمن إنشاء تقارير أسبوعية وشهرية وربع سنوية وسنوية لتحديث الإدارة وأصحاب المصلحة الآخرين بشأن المستندات الموجودة.