سكرتير تنفيذي أول

المسؤوليات:

الاستراتيجية:

مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة والنتائج الرئيسية المرجوة
القيم التنظيمية للعدالة والاحترام والتمكين والتعاون في جميع العمليات اليومية

مالي:

تحليل المتطلبات المالية للقسم وإعداد الميزانية
تتبع والإبلاغ عن الالتزام بميزانية القسم المعتمدة وتسليط الضوء على الانحرافات في الوقت المناسب لضمان اتخاذ الإجراءات التصحيحية.

عمليات:

تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات وتدوينها عند الاقتضاء
تصفية/التعامل مع المكالمات الهاتفية والتعامل مع الاستفسارات/الشكاوى ذات الطبيعة الروتينية والرد عليها في الوقت المناسب
توفير طباعة فعالة وفعالة للمراسلات التنفيذية والعملاء
أداء الإجراءات المكتبية القياسية بما في ذلك جدولة المواعيد ومعالجة البريد والرد على الهواتف وطلب الإمدادات
صيانة نظام حفظ الملفات بكفاءة وفعالية
قم بإنتاج إما من الإملاء أو مسودات المخطوطات، أو مراسلات أو مذكرات دقيقة ومقدمة بشكل جيد أو أي وثائق أخرى مطلوبة والتي قد تتضمن مسائل ذات طبيعة سرية
قم بتجميع الرسائل/المذكرات من التعليمات الشفهية المختصرة
استلام وتسجيل وإرسال كافة المراسلات الواردة والصادرة
تقديم المساعدة الإدارية وترتيب إجراءات الإقامة والسفر للزوار
- تنفيذ الإدارة الروتينية للمكاتب، والحفاظ على الإمدادات الكافية من القرطاسية وضمان الخدمة المنتظمة للمعدات المكتبية.
تنفيذ أي واجبات أخرى مطلوبة مثل: (حضور الاجتماعات وتسجيل المحاضر، والمساعدة في إعداد / توحيد الميزانية وصيانتها وترفيه الضيوف وترتيبات الأنشطة الاجتماعية)
تقديم الدعم المباشر لفريق الإدارة كما هو مطلوب.

الناس:

ملكية حضور الدورات التدريبية وفقًا للخطة
الملكية لاستكمال عملية PMR، واستطلاعات مشاركة الموظفين في الوقت المناسب
تبادل المعرفة والفهم لصناعة الاتصالات واتجاهات الأعمال
وبناء بيئة عمل صحية داخل الفريق. تقديم الدعم في حل المخاوف المتعلقة بالعمل / وغيرها بطريقة فعالة

مؤهلات:

درجة البكالريوس

خبرة:

5 سنوات من الخبرة ذات الصلة في إدارة أصحاب المصلحة وإدارة الأعمال أو خبرة عمل معادلة.